حساب البريد الإلكتروني
← العودة إلى البريد الإلكتروني
نظرة عامة
فيما يلي شرح عملي يركز على الأعمال لنوع المستند حساب البريد الإلكتروني، مع ربطه مباشرة بسير العمل اليومي داخل دفاتر.
ما هو استخدام نوع المستند "حساب البريد الإلكتروني" في عمليات الأعمال؟
يُستخدم حساب البريد الإلكتروني لربط البريد الإلكتروني الرسمي للشركة مع دفاتر، بحيث تصبح رسائل البريد جزءاً من سير العمل اليومي بدلاً من أن تكون منفصلة عنه.
من خلال هذا النوع من المستندات، تستطيع المؤسسة:
- استقبال رسائل العملاء والموردين مباشرة داخل دفاتر
- إرسال الردود والإشعارات من بريد رسمي موحد
- توثيق المراسلات تلقائياً وربطها بالعملاء أو الطلبات أو الشكاوى
- تقليل الاعتماد على البريد الشخصي للموظفين
ببساطة، حساب البريد الإلكتروني يحول البريد الإلكتروني من أداة تواصل منفصلة إلى قناة عمل رسمية ومدارة.
المتطلبات الأساسية قبل استخدام حساب البريد الإلكتروني
قبل البدء في استخدام حساب البريد الإلكتروني، يُفضل التأكد من التالي من منظور الأعمال:
- وجود بريد إلكتروني رسمي خاص بالشركة أو بالقسم (مثل: المبيعات، خدمة العملاء، الموارد البشرية)
- تحديد الغرض من الحساب بوضوح (دعم العملاء، فواتير، توظيف، إلخ)
- تحديد من سيستخدم هذا البريد ومن سيكون مسؤولاً عن المتابعة
- الاتفاق على نبرة التواصل وسياسة الردود (رسمية، زمن الاستجابة، التصعيد)
هذه التحضيرات تضمن أن استخدام حساب البريد الإلكتروني يخدم العمل فعلياً ولا يسبب ازدواجية أو فوضى.
سير العمل النموذجي لحساب البريد الإلكتروني
سير العمل المعتاد باستخدام حساب البريد الإلكتروني يكون كالتالي:
- إنشاء حساب البريد الإلكتروني في دفاتر وربطه بالبريد الرسمي للشركة
- وصول الرسائل الواردة تلقائياً إلى النظام بدلاً من الاعتماد على فتح البريد الخارجي
- توجيه الرسائل إلى الفريق أو القسم المختص (مثل المبيعات أو الدعم)
- الرد على الرسائل مباشرة من داخل دفاتر باستخدام نفس البريد الرسمي
- توثيق المراسلات وربطها بالعميل أو العملية ذات الصلة
- متابعة الحالة (تم الرد، قيد المعالجة، يحتاج متابعة)
بهذا الشكل يصبح البريد الإلكتروني جزءاً من دورة العمل وليس مجرد وسيلة تواصل.
السيناريوهات التجارية الرئيسية التي يكون فيها حساب البريد الإلكتروني ضرورياً
يكون حساب البريد الإلكتروني أساسياً في العديد من السيناريوهات، مثل:
1. خدمة العملاء
- استقبال شكاوى واستفسارات العملاء
- ضمان عدم ضياع أي رسالة
- تتبع تاريخ التواصل مع كل عميل
2. المبيعات
- استقبال طلبات الأسعار
- الرد الرسمي على العملاء
- حفظ المراسلات كمرجع عند التفاوض أو الإغلاق
3. الموارد البشرية
- استقبال السير الذاتية وطلبات التوظيف
- التواصل مع المرشحين من بريد رسمي موحد
- توثيق المراسلات للرجوع إليها لاحقاً
4. الشؤون المالية
- إرسال الفواتير والإشعارات
- استقبال استفسارات الدفع
- الحفاظ على سجل واضح للتواصل المالي
5. الإدارة والحوكمة
- استخدام بريد رسمي بدلاً من الإيميلات الشخصية
- توحيد قنوات التواصل
- تحسين الرقابة والشفافية
اعتبارات مهمة للمستخدمين
عند استخدام حساب البريد الإلكتروني، من المهم الانتباه إلى ما يلي:
- استخدام الحساب للأغراض الرسمية فقط، وليس للتواصل الشخصي
- الالتزام بسياسة الردود المعتمدة داخل الشركة
- التأكد من متابعة الرسائل بشكل يومي لتجنب التأخير
- عدم الاعتماد على شخص واحد فقط في المتابعة لتفادي التعطّل
- الحفاظ على نبرة احترافية في جميع المراسلات
خلاصة
نوع المستند حساب البريد الإلكتروني هو حجر أساس في تنظيم التواصل داخل دفاتر. استخدامه بالشكل الصحيح يساعد على:
- تحسين تجربة العملاء
- رفع كفاءة الفرق
- تقليل الأخطاء وضياع المعلومات
- تحويل البريد الإلكتروني إلى أداة عمل حقيقية
عندما يتم ربط البريد بسير العمل، تصبح كل رسالة فرصة لتنظيم أفضل وقرار أسرع.
المعلومات الأساسية
- الوحدة: البريد الإلكتروني
- نوع المستند: إعدادات
الحقول
| اسم الحقل | التسمية | النوع | مطلوب | الخيارات | الوصف |
|---|---|---|---|---|---|
| email_id | البريد الإلكتروني | البيانات | ✓ | عنوان البريد المستخدم للتواصل وإرسال واستقبال الرسائل عبر دفاتر | |
| emailaccountname | البريد الإلكتروني اسم الحساب | البيانات | - | اسم تعريفي لحساب البريد لسهولة الإدارة داخل دفاتر | |
| domain | مجال الشركة | رابط | المجال البريد الإلكتروني | نطاق البريد المرتبط بالحساب والمؤسسة | |
| service | خدمة | حدد | بريد جوجل, Sendgrid, SparkPost, بريد ياهو, Outl... | مزود خدمة البريد المستخدم لإرسال واستقبال الرسائل | |
| auth_method | طريقة | حدد | أساسي, OAuth | طريقة المصادقة المعتمدة للاتصال بخدمة البريد | |
| backendappflow | Authenticate as Service Principal | التحقق من | - | المصادقة كتطبيق خدمة بدون مستخدم فردي | |
| authorizeapiaccess | Authorize API Access | زر | - | تفويض دفاتر للوصول إلى واجهات برمجة البريد | |
| password | كلمة مرور | كلمة مرور | - | كلمة مرور حساب البريد للمصادقة | |
| awaiting_password | في انتظار كلمة المرور | التحقق من | - | تحديد أن كلمة المرور لم تُدخل بعد | |
| asciiencodepassword | استخدم ترميز ASCII لكلمة المرور | التحقق من | - | ترميز كلمة المرور بصيغة ASCII للتوافق | |
| connected_app | Connected App | رابط | Connected App | التطبيق المرتبط لإدارة الاتصال والمصادقة | |
| connected_user | المستخدم المتصل | رابط | مستخدم | المستخدم المرتبط بحساب البريد في دفاتر | |
| loginidis_different | يرجى استخدام بريد إلكتروني مختلف | التحقق من | - | استخدام بريد مختلف لتسجيل الدخول | |
| login_id | البريد الإلكتروني البديل | البيانات | - | بريد بديل لتسجيل الدخول للحساب | |
| enable_incoming | تمكين الوارد | التحقق من | - | تفعيل استقبال الرسائل الواردة | |
| default_incoming | الايرادات الافتراضية | التحقق من | - | تعيين الحساب كافتراضي للبريد الوارد | |
| use_imap | استخدام IMAP | التحقق من | - | استخدام IMAP لجلب الرسائل من الخادم | |
| use_ssl | استخدام SSL | التحقق من | - | تأمين الاتصال الوارد باستخدام SSL | |
| use_starttls | Use STARTTLS | التحقق من | - | تأمين الاتصال الوارد باستخدام STARTTLS | |
| email_server | Incoming Server | البيانات | - | عنوان خادم البريد الوارد | |
| incoming_port | المنفذ | البيانات | - | منفذ الاتصال بخادم البريد الوارد | |
| attachment_limit | الحد مرفق (MB) | الباحث | - | الحد الأقصى لحجم المرفقات المستلمة | |
| emailsyncoption | مزامنة البريد الإلكتروني الخيار | حدد | جميع, غير مرئي | تحديد مزامنة كل الرسائل أو غير المقروءة فقط | |
| initialsynccount | عدد مزامنة الأولي | حدد | 100, 250, 500 | عدد الرسائل التي تتم مزامنتها مبدئياً | |
| imap_folder | IMAP Folder | جدول | IMAP Folder | مجلدات IMAP التي تتم مزامنتها | |
| appendemailstosentfolder | إلحاق رسائل البريد الإلكتروني إلى مجلد المرسلة | التحقق من | - | إضافة الرسائل المرسلة إلى مجلد الصادر | |
| sentfoldername | Sent Folder Name | البيانات | - | اسم مجلد الرسائل المرسلة | |
| append_to | إلحاق ل | رابط | نوع الوثيقة | نوع المستند الذي تُربط به الرسائل الواردة | |
| create_contact | إنشاء جهات اتصال من رسائل البريد الإلكتروني الواردة | التحقق من | - | إنشاء جهات اتصال تلقائياً من الرسائل الواردة | |
| enableautomaticlinking | تمكين الربط التلقائي في المستندات | التحقق من | - | ربط الرسائل تلقائياً بالمستندات ذات الصلة | |
| notifyifunreplied | يخطر إذا لا تحوي على ردود | التحقق من | - | إشعار عند عدم الرد على الرسائل | |
| unrepliedformins | يخطر إذا لا تحوي على ردود ل (في دقيقة) | الباحث | - | المدة بالدقائق قبل إرسال إشعار عدم الرد | |
| sendnotificationto | إرسال إشعار إلى | نص صغير | - | عناوين المستلمين لإشعارات عدم الرد | |
| enable_outgoing | تمكين البريد الصادر | التحقق من | - | تفعيل إرسال الرسائل الصادرة | |
| use_tls | استخدام TLS | التحقق من | - | تأمين الإرسال باستخدام TLS | |
| usesslfor_outgoing | استخدام SSL | التحقق من | - | تأمين الإرسال باستخدام SSL | |
| smtp_server | Outgoing Server | البيانات | - | عنوان خادم البريد الصادر | |
| smtp_port | المنفذ | البيانات | - | منفذ الاتصال بخادم البريد الصادر | |
| default_outgoing | الافتراضي الصادر | التحقق من | - | تعيين الحساب كافتراضي للبريد الصادر | |
| alwaysuseaccountemailidassender | Always use this email address as sender address | التحقق من | - | استخدام بريد الحساب دائماً كعنوان مرسل | |
| alwaysuseaccountnameassendername | Always use this name as sender name | التحقق من | - | استخدام اسم الحساب دائماً كاسم مرسل | |
| sendunsubscribemessage | إرسال رسالة إلغاء الاشتراك في البريد الإلكتروني | التحقق من | - | إضافة رسالة إلغاء الاشتراك في البريد | |
| trackemailstatus | تتبع حالة البريد الإلكتروني | التحقق من | - | تتبع حالة تسليم وفتح الرسائل | |
| nosmtpauthentication | تعطيل مصادقة خادم SMTP | التحقق من | - | إرسال البريد بدون مصادقة SMTP | |
| always_bcc | Always BCC Address | البيانات | عنوان بريد يضاف دائماً كمستلم مخفي | ||
| add_signature | إضافة التوقيع | التحقق من | - | إضافة توقيع تلقائي للرسائل | |
| signature | توقيع | محرر النصوص | - | نص التوقيع المضاف أسفل الرسائل | |
| enableautoreply | تمكين الرد التلقائي | التحقق من | - | تفعيل الرد التلقائي على الرسائل الواردة | |
| autoreplymessage | رد تلقائي على الرسائل | محرر النصوص | - | محتوى رسالة الرد التلقائي | |
| footer | Footer Content | محرر النصوص | - | محتوى تذييل البريد الرسمي | |
| brand_logo | شعار العلامة التجارية | إرفاق صورة | - | شعار العلامة التجارية في البريد | |
| uidvalidity | UIDVALIDITY | البيانات | - | معرّف صلاحية مزامنة IMAP | |
| uidnext | UIDNEXT | الباحث | - | المعرف التالي للرسائل الجديدة | |
| no_failed | محاولات فاشلة لا | الباحث | - | عدد محاولات الاتصال الفاشلة |
الجداول الفرعية
IMAP Folder (IMAP Folder)
| اسم الحقل | التسمية | النوع | مطلوب | الخيارات | الوصف |
|---|---|---|---|---|---|
| folder_name | Folder Name | البيانات | ✓ | - | اسم مجلد البريد المستخدم للمزامنة والتنظيم في دفاتر |
| append_to | إلحاق ل | رابط | نوع الوثيقة | نوع المستند لإلحاق الرسائل المستوردة به في دفاتر | |
| uidvalidity | UIDVALIDITY | البيانات | - | معرف صلاحية المجلد لضمان اتساق مزامنة الرسائل | |
| uidnext | UIDNEXT | البيانات | - | المعرف التالي للرسائل الجديدة لتحسين كفاءة المزامنة |
الصلاحيات
| الدور | قراءة | كتابة | إنشاء | حذف | إرسال | إلغاء |
|---|---|---|---|---|---|---|
| System Manager | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ||
| Inbox User | ✓ |
أنواع المستندات ذات الصلة
| نوع المستند | العلاقة | الوحدة |
|---|---|---|
| ارسال التقارير عبر البريد الالكتروني الياً | مرتبط من | البريد الإلكتروني |
| الاتصالات | مرتبط من | النواة |
| قائمة إنتظار البريد الإلكتروني | مرتبط من | البريد الإلكتروني |
| إعدادات الموارد البشرية | مرتبط من | الموارد البشرية |
| تعيين إلى مسؤول | مرتبط من | الدعم |
| اشعار | مرتبط من | البريد الإلكتروني |
| إدارة الرواتب | مرتبط من | دفع الرواتب |
| بيان العملية للحسابات | مرتبط من | الحسابات |
| البريد الإلكتروني غير معالج | مرتبط من | البريد الإلكتروني |
| Connected App | يربط إلى | التكاملات |
| المجال البريد الإلكتروني | يربط إلى | البريد الإلكتروني |
| مستخدم | يربط إلى | النواة |