قائمة إنتظار البريد الإلكتروني

← العودة إلى البريد الإلكتروني

نظرة عامة

فيما يلي شرح عملي يركز على الأعمال لنوع المستند قائمة إنتظار البريد الإلكتروني، مع ربطه بالاستخدام اليومي وسير العمل داخل المؤسسة.

---

ما هو استخدام "قائمة إنتظار البريد الإلكتروني" في عمليات الأعمال؟

قائمة إنتظار البريد الإلكتروني هي المكان الذي يتم فيه تنظيم وإدارة جميع رسائل البريد الإلكتروني الصادرة من النظام قبل إرسالها فعلياً إلى العملاء أو الموظفين أو الشركاء.

من منظور الأعمال، يمكن اعتبارها غرفة التحكم في الرسائل الإلكترونية، حيث تضمن أن: - رسائل الفواتير، الإشعارات، التنبيهات، والموافقات يتم إرسالها في الوقت المناسب - لا تضيع الرسائل أو تُرسل بشكل عشوائي - يمكن متابعة حالة كل رسالة (تم إرسالها، بانتظار الإرسال، أو فشل إرسالها)

---

المتطلبات الأساسية قبل استخدام "قائمة إنتظار البريد الإلكتروني"

قبل الاعتماد على قائمة إنتظار البريد الإلكتروني في العمل اليومي، يجب التأكد من: - تحديد البريد الإلكتروني الرسمي للشركة لاستخدامه في المراسلات - تحديد من هم المستلمون (عملاء، موظفون، موردون) - تفعيل الإشعارات التلقائية المرتبطة بالعمليات (مثل إصدار فاتورة، اعتماد طلب، أو رفض معاملة) - وجود سياسات واضحة حول نوع الرسائل التي تُرسل تلقائياً ونوعها اليدوي

هذه المتطلبات تضمن أن الرسائل تعكس صورة احترافية ومنظمة عن الشركة.

---

سير العمل النموذجي وكيف يتناسب مع عمليات الأعمال

سير العمل المعتاد يكون كالتالي:

1. حدوث عملية تجارية

   • مثل إصدار فاتورة، اعتماد إجازة، أو تسجيل دفعة

2. إنشاء رسالة تلقائية

   • النظام يقوم بإنشاء رسالة مناسبة بناءً على العملية

3. إضافة الرسالة إلى قائمة إنتظار البريد الإلكتروني

   • بدلاً من الإرسال العشوائي، يتم وضع الرسالة في القائمة

4. إرسال الرسالة

   • يتم الإرسال حسب الأولوية والجاهزية

5. متابعة الحالة

   • يمكن معرفة ما إذا تم الإرسال بنجاح أو إذا احتاجت الرسالة إلى تدخل

بهذا الشكل، تصبح المراسلات جزءاً منظماً من سير العمل وليست عبئاً إضافياً.

---

السيناريوهات التجارية الرئيسية التي تكون فيها "قائمة إنتظار البريد الإلكتروني" ضرورية

تكون قائمة إنتظار البريد الإلكتروني مهمة جداً في الحالات التالية:

• الفوترة والتحصيل

  • إرسال الفواتير، إشعارات الاستحقاق، وتأكيدات الدفع

• الموارد البشرية

  • إشعارات الموافقات، رسائل العروض الوظيفية، وتنبيهات الموظفين

• خدمة العملاء

  • تأكيد استلام الطلبات أو الشكاوى
  • تحديثات حالة الطلبات

• الإدارة والحوكمة

  • إشعارات الموافقات الإدارية
  • تنبيهات التأخير أو المخالفات

في هذه السيناريوهات، وجود سجل واضح لكل رسالة يعزز الشفافية والمصداقية.

---

اعتبارات مهمة للمستخدمين

عند التعامل مع قائمة إنتظار البريد الإلكتروني، يُنصح بما يلي:

• مراجعة الرسائل المتأخرة أو التي لم تُرسل لمعالجة أي مشكلة بسرعة
• التأكد من أن محتوى الرسائل واضح ومهني لأنه يمثل صورة الشركة
• عدم الاعتماد على الذاكرة أو الإرسال اليدوي، بل ترك النظام ينظم العملية
• استخدام القائمة كأداة متابعة، وليس فقط كوسيلة إرسال

---

خلاصة

قائمة إنتظار البريد الإلكتروني ليست مجرد سجل تقني، بل أداة أعمال أساسية تضمن أن التواصل الإلكتروني في الشركة يتم بشكل منظم، موثوق، وقابل للمتابعة، مما ينعكس مباشرة على رضا العملاء وكفاءة فرق العمل.

Email Queue records.

المعلومات الأساسية

• الوحدة: البريد الإلكتروني
• نوع المستند: نظام

الحقول

اسم الحقل	التسمية	النوع	مطلوب	الخيارات	الوصف
sender	مرسل	البيانات		Email	عنوان البريد المرسل المستخدم لإرسال الرسالة من دفاتر
recipients	مستلم	جدول		Email Queue Recipient	قائمة مستلمي البريد المرتبطين بهذه الرسالة
showascc	كما تظهر سم مكعب	نص صغير		-	عناوين تظهر كمستلمين بنسخة كربونية
message	رسالة	رمز		-	محتوى رسالة البريد المرسلة للأطراف المعنية
status	الحالة	حدد		لا ترسل, إرسال, أرسلت, Partially Sent, خطأ	حالة إرسال البريد ضمن دورة المعالجة
error	خطأ	رمز		-	تفاصيل الخطأ في حال فشل الإرسال
message_id	معرف الرسالة	نص صغير		-	المعرف الفريد للرسالة لدى مزود البريد
reference_doctype	مرجع نوع الوثيقة	رابط		نوع الوثيقة	نوع المستند المرتبط بإرسال هذا البريد
reference_name	مرجع DocName	البيانات		-	اسم المستند المرجعي المرتبط بالرسالة
communication	الاتصالات	رابط		الاتصالات	سجل المراسلات المرتبط بهذه الرسالة
send_after	إرسال بعد	التاريخ والوقت		-	التاريخ والوقت المحدد لجدولة الإرسال
priority	الأولوية	الباحث		-	أولوية الإرسال مقارنة ببقية الرسائل
addunsubscribelink	إضافة رابط إلغاء الاشتراك	التحقق من		-	تحديد إضافة رابط إلغاء الاشتراك للمستلم
unsubscribe_param	إلغاء الاشتراك بارام	البيانات		-	المعامل المستخدم لتتبع طلبات إلغاء الاشتراك
unsubscribe_method	طريقة إلغاء الاشتراك	البيانات		-	طريقة تنفيذ إلغاء الاشتراك من الرسائل
expose_recipients	كشف المستلمين	البيانات		-	تحديد إظهار عناوين المستلمين لبعضهم
attachments	المرفقات	رمز		-	الملفات المرفقة مع رسالة البريد
retry	إعادة المحاولة	الباحث		-	عدد محاولات إعادة الإرسال عند الفشل
email_account	حساب البريد الإلكتروني	رابط		حساب البريد الإلكتروني	حساب البريد المستخدم للإرسال من دفاتر

الجداول الفرعية

مستلم (البريد الإلكتروني المستلم قائمة الانتظار)

اسم الحقل	التسمية	النوع	مطلوب	الخيارات	الوصف
recipient	مستلم	البيانات		Email	عنوان البريد للمستلم الذي ستصله رسالة الأعمال.
status	الحالة	حدد		لا ترسل, أرسلت	حالة إرسال البريد في دفاتر: مرسل أو غير مرسل.
error	خطأ	رمز		-	تفاصيل خطأ الإرسال للمراجعة والمعالجة.

الصلاحيات

الدور	قراءة	كتابة	إنشاء	حذف	إرسال	إلغاء
System Manager	✓			✓

أنواع المستندات ذات الصلة

نوع المستند	العلاقة	الوحدة
الاتصالات	يربط إلى	النواة
حساب البريد الإلكتروني	يربط إلى	البريد الإلكتروني