البريد الإلكتروني غير معالج
← العودة إلى البريد الإلكتروني
نظرة عامة
فيما يلي شرح عملي يركز على الأعمال لنوع المستند البريد الإلكتروني غير معالج ضمن دفاتر:
ما هو استخدام نوع المستند "البريد الإلكتروني غير معالج" في عمليات الأعمال؟
يُستخدم نوع المستند البريد الإلكتروني غير معالج كشبكة أمان لرسائل البريد الإلكتروني التي تصل إلى دفاتر ولا يتم ربطها تلقائياً بأي عملية عمل معروفة.
بمعنى آخر، عندما يستلم النظام رسالة بريد إلكتروني لا يستطيع تحديد الجهة أو المعاملة المناسبة لها، يتم حفظها هنا بدلاً من ضياعها أو تجاهلها.
هذا يضمن عدم فقدان أي تواصل مهم مع العملاء أو الموردين أو الموظفين، حتى لو لم يكن البريد مرسلاً بالطريقة المتوقعة.
المتطلبات الأساسية أو الإعدادات قبل استخدامه
قبل الاستفادة من البريد الإلكتروني غير معالج، يجب:
- أن تكون قنوات البريد الإلكتروني مفعّلة داخل دفاتر
- وجود فريق أو مسؤول يتابع البريد الوارد ويهتم بالرسائل غير المصنفة
- تحديد سياسة داخلية: من يراجع هذه الرسائل؟ ومتى؟ وكيف يتم التعامل معها؟
- توعية فرق العمل بأن بعض الرسائل قد تحتاج معالجة يدوية في حال لم تُرسل عبر القنوات الصحيحة
هذه الإعدادات تنظيمية أكثر من كونها تقنية، وتهدف لضمان وضوح المسؤوليات.
سير العمل النموذجي وكيف يتناسب مع عمليات الأعمال
سير العمل المعتاد يكون كالتالي:
- وصول رسالة بريد إلكتروني إلى دفاتر
- النظام لا يجد عملية واضحة لربط الرسالة (طلب، شكوى، استفسار، إلخ)
- يتم حفظ الرسالة تلقائياً في البريد الإلكتروني غير معالج
- يقوم المسؤول بمراجعة الرسائل بشكل دوري
- يتم:
- توجيه الرسالة إلى العملية الصحيحة
- أو الرد على المرسل
- أو تجاهل الرسالة إن لم تكن ذات صلة
بهذا الشكل، يبقى البريد الإلكتروني جزءاً منظماً من دورة العمل بدلاً من أن يكون مصدر فوضى أو فقدان معلومات.
السيناريوهات التجارية الرئيسية التي يكون فيها ضرورياً
يكون نوع المستند البريد الإلكتروني غير معالج مهماً بشكل خاص في الحالات التالية:
- رسائل عملاء جدد لم يتعاملوا مع الشركة من قبل
- شكاوى أو استفسارات أُرسلت إلى عنوان عام أو غير مخصص
- رسائل موردين لا تتبع تنسيقاً محدداً
- ردود على رسائل قديمة بعد إغلاق المعاملة
- رسائل داخلية أُرسلت بالخطأ إلى عنوان آلي
في جميع هذه الحالات، يضمن هذا النوع عدم ضياع الفرص أو المشاكل أو الطلبات المهمة.
اعتبارات مهمة للمستخدمين
- راقب البريد الإلكتروني غير معالج بشكل دوري ولا تترك الرسائل تتراكم
- تعامل مع هذا النوع كمصدر محتمل لفرص عمل أو مشاكل تحتاج تدخل سريع
- تأكد من إعادة توجيه الرسائل إلى المسار الصحيح بأسرع وقت
- استخدم ما تجده هنا لتحسين طريقة تواصل العملاء مستقبلاً (مثلاً توضيح عناوين التواصل الصحيحة)
- تذكّر: وجود رسائل هنا لا يعني خطأ، بل يعني أن النظام يحميك من فقدانها
باختصار، البريد الإلكتروني غير معالج هو صندوق الأمان الذي يحافظ على كل رسالة لم تجد طريقها الصحيح بعد، ويمنح فريق العمل فرصة للتدخل واتخاذ القرار المناسب في الوقت المناسب.
المعلومات الأساسية
- الوحدة: البريد الإلكتروني
- نوع المستند: إعدادات
الحقول
| اسم الحقل | التسمية | النوع | مطلوب | الخيارات | الوصف |
|---|---|---|---|---|---|
| email_account | حساب البريد الإلكتروني | رابط | حساب البريد الإلكتروني | حساب البريد المرتبط بالرسالة غير المعالجة في دفاتر | |
| uid | رمز المستخدم | البيانات | - | معرّف فريد للرسالة لتتبعها تشغيلياً | |
| reason | سبب | نص طويل | - | سبب عدم المعالجة لتحديد الإجراء المناسب | |
| message_id | معرف الرسالة | رمز | - | معرّف الرسالة الأصلي للتطابق مع خوادم البريد | |
| raw | البريد الإلكتروني الخام | رمز | - | المحتوى الخام الكامل للرسالة لأغراض المراجعة |
الصلاحيات
| الدور | قراءة | كتابة | إنشاء | حذف | إرسال | إلغاء |
|---|---|---|---|---|---|---|
| System Manager | ✓ |
أنواع المستندات ذات الصلة
| نوع المستند | العلاقة | الوحدة |
|---|---|---|
| حساب البريد الإلكتروني | يربط إلى | البريد الإلكتروني |