نوع وثيقة التعريف

← العودة إلى الموارد البشرية

نظرة عامة

فيما يلي شرح عملي يركز على الأعمال لنوع المستند نوع وثيقة التعريف، مع ربطه بسير العمل اليومي في إدارة الموارد البشرية داخل دفاتر.

ما هو استخدام نوع وثيقة التعريف في عمليات الأعمال؟

نوع وثيقة التعريف يُستخدم لتعريف وتصنيف أنواع وثائق الهوية التي تعتمد عليها المنشأة لإثبات هوية الموظفين والمتعاملين معها.
بدلاً من إدخال مسميات وثائق الهوية بشكل عشوائي (مثل: هوية وطنية، جواز سفر، إقامة)، يتيح هذا النوع من المستندات إنشاء قائمة موحدة ومعتمدة بأنواع وثائق التعريف المسموح باستخدامها في العمل.

الهدف الأساسي منه هو: - توحيد البيانات - تقليل الأخطاء - تسهيل المراجعة والالتزام بالسياسات الداخلية والأنظمة الرسمية

المتطلبات الأساسية قبل استخدامه

قبل البدء باستخدام نوع وثيقة التعريف، يُفضل التأكد من التالي:

لا يتطلب هذا المستند إعدادات معقدة، فهو بسيط ويعتمد على إدخال اسم نوع الوثيقة فقط.

سير العمل النموذجي وكيف يتناسب مع عمليات الأعمال

  1. إعداد مسبق
    تقوم إدارة الموارد البشرية بإنشاء قائمة بأنواع وثائق التعريف المعتمدة باستخدام مستند نوع وثيقة التعريف.

  2. الاستخدام اليومي
    عند إضافة موظف جديد أو تحديث بيانات موظف حالي، يتم اختيار نوع وثيقة التعريف من القائمة المحددة مسبقاً بدلاً من كتابتها يدوياً.

  3. التوحيد والمراجعة
    هذا الأسلوب يضمن أن جميع سجلات الموظفين تستخدم نفس المسميات، مما يسهل:

    • المراجعة الداخلية
    • التدقيق
    • إعداد التقارير

السيناريوهات التجارية الرئيسية التي يكون فيها نوع وثيقة التعريف ضرورياً

يكون نوع وثيقة التعريف مهماً بشكل خاص في الحالات التالية:

اعتبارات مهمة للمستخدمين

باختصار، نوع وثيقة التعريف هو عنصر بسيط لكنه أساسي لتنظيم بيانات الهوية، ويمثل حجر أساس لجودة بيانات الموارد البشرية وسلاسة العمليات في دفاتر.

المعلومات الأساسية

الحقول

اسم الحقل التسمية النوع مطلوب الخيارات الوصف
identificationdocumenttype نوع وثيقة التعريف البيانات - تحديد نوع وثيقة الهوية المستخدمة لأغراض التحقق والامتثال

الصلاحيات

الدور قراءة كتابة إنشاء حذف إرسال إلغاء
System Manager ✓ ✓ ✓ ✓

أنواع المستندات ذات الصلة

نوع المستند العلاقة الوحدة
طلب السفر مرتبط من الموارد البشرية