رصيد سريع الأسهم
نظرة عامة
فيما يلي شرح عملي يركز على الأعمال لنوع المستند رصيد سريع الأسهم، مع ربطه بالاستخدام اليومي وإدارة المخزون داخل دفاتر.
ما هو استخدام نوع المستند "رصيد سريع الأسهم" في عمليات الأعمال؟
رصيد سريع الأسهم هو أداة مخصصة لعرض الكميات المتوفرة من الأصناف بشكل فوري وسريع دون الحاجة إلى المرور بتقارير معقدة أو عمليات طويلة.
يُستخدم هذا المستند عندما يحتاج فريق العمل إلى معرفة:
- هل الصنف متوفر حالياً؟
- ما الكمية المتاحة في المخزن أو موقع معين؟
- هل يمكن تلبية طلب عميل أو أمر بيع فوراً؟
ببساطة، هو وسيلة للاطلاع السريع على الواقع الفعلي للمخزون لدعم قرارات البيع والشراء والتشغيل.
المتطلبات الأساسية قبل استخدام "رصيد سريع الأسهم"
قبل الاستفادة الكاملة من رصيد سريع الأسهم، يجب توفر ما يلي:
- تعريف الأصناف في دفاتر (مواد، منتجات، قطع غيار…)
- وجود مخازن أو مواقع تخزين معرفة مسبقاً
- تسجيل الحركات اليومية للمخزون (استلام، صرف، بيع، شراء)
- التزام الفريق بتحديث المخزون بشكل منتظم وصحيح
بدون هذه الأساسيات، لن يعكس رصيد سريع الأسهم صورة دقيقة عن الواقع.
سير العمل النموذجي وكيف يتناسب مع عمليات الأعمال
- موظف مبيعات يتلقى استفساراً من عميل عن توفر صنف معين
- بدلاً من الاتصال بالمخزن أو فتح تقارير مطولة، يقوم بفتح رصيد سريع الأسهم
- يحدد الصنف (وأحياناً المخزن)
- يحصل فوراً على الكمية المتوفرة
- يتخذ القرار:
- تأكيد الطلب
- اقتراح بديل
- إبلاغ العميل بموعد التوفر
هذا التدفق يجعل القرار أسرع ويقلل من الأخطاء وسوء التقدير.
السيناريوهات التجارية الرئيسية لاستخدام "رصيد سريع الأسهم"
يكون رصيد سريع الأسهم ضرورياً بشكل خاص في الحالات التالية:
- المبيعات اليومية السريعة: متاجر التجزئة، المبيعات الهاتفية، أو نقاط البيع
- خدمة العملاء: الرد السريع على استفسارات التوفر
- إدارة المشتريات: التحقق من النقص قبل إنشاء طلب شراء
- التخطيط التشغيلي: معرفة الأصناف الحرجة التي أوشكت على النفاد
- الإدارة: نظرة سريعة دون الدخول في تقارير تفصيلية
اعتبارات مهمة للمستخدمين
- رصيد سريع الأسهم للعرض فقط: لا يُستخدم لتعديل الكميات
- الدقة تعتمد على انضباط تسجيل الحركات اليومية
- يُفضل استخدامه لاتخاذ قرارات سريعة، وليس كبديل عن تقارير المخزون التحليلية
- عند التعامل مع عدة مخازن، يجب التأكد من اختيار المخزن الصحيح
- مناسب جداً للفرق غير المتخصصة في المخزون بسبب بساطته
الخلاصة
رصيد سريع الأسهم هو مستند عملي يوفّر رؤية فورية لحالة المخزون، ويدعم سرعة اتخاذ القرار في المبيعات والتشغيل، ويُعد أداة أساسية لكل عمل يعتمد على توفر المنتجات في الوقت المناسب.
المعلومات الأساسية
- الوحدة: المخزون
- نوع المستند: أخرى
- النوع: إعدادات
الحقول
| اسم الحقل | التسمية | النوع | مطلوب | الخيارات | الوصف |
|---|---|---|---|---|---|
| warehouse | المستودع | رابط | ✓ | المستودع | المستودع الذي تُعرض فيه أرصدة الأصناف حالياً |
| date | التاريخ | التاريخ | ✓ | - | تاريخ الرصيد السريع للمخزون في دفاتر |
| item_barcode | باركود الصنف | البيانات | - | الباركود المستخدم لتحديد الصنف بسرعة | |
| item | رمز الصنف | رابط | ✓ | الصنف | رمز الصنف المرتبط بحركات وأرصدة المخزون |
| item_name | اسم العنصر | البيانات | - | اسم الصنف لسهولة التعرف عليه | |
| item_description | وصف الصنف | نص صغير | - | وصف مختصر لخصائص الصنف التجارية | |
| image | العرض بالصور | صورة | image | صورة الصنف للمراجعة البصرية السريعة | |
| qty | الكمية المتوفرة | رقم عشري | - | الكمية المتاحة حالياً في المستودع المحدد | |
| value | قيمة المخزون | العملة | - | القيمة الإجمالية للمخزون حسب الكمية والتكلفة |
الصلاحيات
| الدور | قراءة | كتابة | إنشاء | حذف | إرسال | إلغاء |
|---|---|---|---|---|---|---|
| System Manager | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ||
| Stock User | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ||
| Stock Manager | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
أنواع المستندات ذات الصلة
| نوع المستند | العلاقة | الوحدة |
|---|---|---|
| الصنف | يربط إلى | المخزون |
| المستودع | يربط إلى | المخزون |