Workflow
نظرة عامة
فيما يلي شرح وحدة سير العمل (Workflow) من منظور الأعمال، وبأسلوب عملي يوضح كيف تخدم العمليات اليومية داخل المؤسسة باستخدام دفاتر.
أولاً: الغرض التجاري ونطاق الوحدة
وحدة سير العمل تهدف إلى تنظيم واعتماد العمليات الداخلية التي تمر بعدة خطوات وموافقات قبل اكتمالها.
الغرض الأساسي منها هو التأكد أن كل معاملة أو طلب أو مستند:
- يمر بالمسار الصحيح
- تتم مراجعته من الأشخاص المناسبين
- يُعتمد وفق سياسات العمل المعتمدة
- يتم توثيق كل خطوة بوضوح وشفافية
نطاق الوحدة يشمل جميع العمليات التي تتطلب: - موافقات إدارية - مراجعات متعددة - انتقالات منظمة بين حالات مختلفة (مثل: مسودة → معتمد → منفذ)
ثانياً: الوظائف التجارية التي تغطيها
تغطي وحدة سير العمل العديد من الوظائف التجارية المهمة، مثل:
- إدارة الموافقات: تحديد من يوافق على ماذا وفي أي مرحلة
- الرقابة الداخلية: ضمان عدم تنفيذ أي إجراء دون اعتماد رسمي
- فصل الصلاحيات: منع تضارب المصالح بين من يُنشئ الطلب ومن يعتمده
- توحيد الإجراءات: تطبيق نفس الخطوات على جميع المعاملات المماثلة
- التتبع والمساءلة: معرفة من قام بكل إجراء ومتى
ثالثاً: كيف تدعم عمليات الأعمال
تدعم الوحدة عمليات الأعمال من خلال:
- تحويل الإجراءات غير الرسمية (المكالمات، الرسائل) إلى عمليات واضحة داخل النظام
- تقليل الأخطاء الناتجة عن الاجتهاد الشخصي
- تسريع اتخاذ القرار عبر مسارات معتمدة مسبقاً
- تحسين الالتزام بالسياسات الداخلية والحوكمة
مثال عملي:
طلب شراء لا يمكن تنفيذه إلا بعد مروره بمراحل:
إنشاء الطلب → مراجعة الإدارة → اعتماد الإدارة العليا → التنفيذ
رابعاً: الميزات والقدرات الرئيسية من منظور الأعمال
1. حالات سير العمل (Workflow State)
تمثل مرحلة المستند الحالية مثل: - مسودة - قيد المراجعة - معتمد - مرفوض
هذه الحالات تعطي رؤية فورية لوضع أي معاملة.
2. إجراءات سير العمل (Workflow Action)
هي القرارات الممكنة في كل مرحلة، مثل: - اعتماد - رفض - إعادة للمراجعة
كل إجراء ينقل المستند من حالة إلى أخرى بشكل منظم.
3. إدارة إجراءات سير العمل (Workflow Action Master)
تساعد على توحيد مسميات الإجراءات عبر المؤسسة، مما: - يقلل اللبس - يحقق اتساقاً في لغة العمل - يسهل تدريب الموظفين
4. تصميم سير العمل (Workflow)
من خلاله يتم: - تحديد المراحل - ربط كل مرحلة بالمستخدم أو الدور المسؤول - تحديد الإجراءات المسموح بها في كل مرحلة
كل ذلك بدون تعقيد، وبما يتماشى مع الواقع العملي للمؤسسة.
خامساً: التكامل مع عمليات الأعمال الأخرى
وحدة سير العمل لا تعمل بمعزل عن غيرها، بل تتكامل بسلاسة مع مختلف عمليات الأعمال، مثل:
- المالية: اعتماد المصروفات، أوامر الشراء، الدفعات
- الموارد البشرية: طلبات الإجازات، الترقيات، إنهاء الخدمة
- المبيعات: الموافقة على الخصومات أو العقود الخاصة
- الإدارة: اعتماد السياسات والقرارات الداخلية
هذا التكامل يضمن أن: - كل عملية تسير وفق ضوابط واضحة - لا يتم تجاوز الصلاحيات - تتوفر صورة شاملة للإدارة عن سير العمل داخل المؤسسة
الخلاصة
وحدة سير العمل في دفاتر هي أداة أساسية لكل مؤسسة تبحث عن:
- انضباط تشغيلي
- حوكمة فعالة
- وضوح في المسؤوليات
- سرعة في التنفيذ مع الحفاظ على الرقابة
هي ليست أداة تقنية، بل منظومة تنظيمية تعكس طريقة عمل المؤسسة وتدعم نموها بثقة واستقرار.
اسم الوحدة: Workflow
إجمالي أنواع المستندات: 4 إجمالي التقارير: 0 إجمالي الصفحات: 1