سير العمل
نظرة عامة
فيما يلي شرح عملي يركز على الأعمال لنوع المستند سير العمل:
ما هو استخدام نوع المستند "سير العمل" في عمليات الأعمال؟
سير العمل هو الأداة التي تنظّم كيفية انتقال المستندات داخل الشركة من خطوة إلى أخرى، ومن شخص إلى آخر، وفق قواعد واضحة ومعتمدة.
يساعدك على تحويل الإجراءات اليومية (مثل الاعتمادات، المراجعات، والموافقات) من عمل عشوائي أو يدوي إلى عملية منظمة وموثوقة.
باختصار، سير العمل يحدد: - من يبدأ الإجراء؟ - من يراجعه؟ - من يوافق عليه؟ - ومتى يصبح معتمداً أو مرفوضاً؟
المتطلبات الأساسية قبل استخدام "سير العمل"
قبل إعداد أو استخدام سير العمل، يجب توفر ما يلي:
- وجود مستندات عمل واضحة مثل: طلبات، عقود، أو نماذج داخل دفاتر
- تحديد الأدوار الوظيفية في الشركة (مثل: موظف، مشرف، مدير)
- وضوح سياسات الاعتماد داخل المنشأة (من يراجع؟ من يوافق؟)
- اتفاق الإدارة على مراحل العمل الرسمية لأي إجراء
هذه المتطلبات تضمن أن سير العمل يعكس الواقع الفعلي للعمل، وليس مجرد إجراء شكلي.
سير العمل النموذجي وكيف يتناسب مع عمليات الأعمال
سير العمل النموذجي يمر بالمراحل التالية:
الإنشاء
يقوم الموظف بإنشاء المستند (مثلاً: طلب شراء أو طلب إجازة)المراجعة
ينتقل المستند تلقائياً إلى الشخص المسؤول عن المراجعةالاعتماد أو الرفض
- في حال الاعتماد، ينتقل للمرحلة التالية أو يُعتمد نهائياً
- في حال الرفض، يعود للموظف مع توضيح السبب
الإغلاق أو التنفيذ
بعد الاعتماد، يصبح المستند جاهزاً للتنفيذ أو الأرشفة
بهذا الشكل، سير العمل يربط بين الأشخاص والإجراءات ويمنع تجاوز الصلاحيات أو ضياع الطلبات.
السيناريوهات التجارية الرئيسية التي يكون فيها "سير العمل" ضرورياً
يُعد سير العمل أساسياً في العديد من السيناريوهات، مثل:
- اعتماد طلبات الشراء والمصروفات
- الموافقة على الإجازات والسلف
- مراجعة العقود والاتفاقيات
- اعتماد العروض والأسعار
- أي إجراء يحتاج أكثر من شخص لاتخاذ قرار واحد
في هذه الحالات، يضمن سير العمل الشفافية، وسرعة الإنجاز، وتقليل الأخطاء.
اعتبارات مهمة للمستخدمين
عند استخدام سير العمل، انتبه لما يلي:
- اجعل المراحل بسيطة وواضحة لتجنب التعقيد
- تأكد أن كل مرحلة لها مسؤول محدد
- لا تكثر من مستويات الموافقة إلا عند الحاجة
- راجع سير العمل دورياً وتأكد أنه ما زال يخدم واقع العمل
- درّب المستخدمين على معرفة متى يتخذون إجراء ومتى ينتظرون الموافقة
الخلاصة
سير العمل هو العمود الفقري للانضباط الإداري داخل دفاتر.
من خلاله تتحول الإجراءات من مجهود فردي إلى عملية مؤسسية واضحة، قابلة للمتابعة، وسهلة التدقيق، مما يدعم النمو ويعزز الثقة داخل المنظمة.
Defines workflow states and rules for a document.
المعلومات الأساسية
- الوحدة: سير العمل
- نوع المستند: Document
الحقول
| اسم الحقل | التسمية | النوع | مطلوب | الخيارات | الوصف |
|---|---|---|---|---|---|
| workflow_name | اسم سير العمل | البيانات | ✓ | - | اسم سير العمل لتعريف واعتماد العمليات في دفاتر |
| document_type | نوع الوثيقة | رابط | ✓ | نوع الوثيقة | نوع المستند الذي يطبق عليه سير العمل في دفاتر |
| is_active | نشط | التحقق من | - | تفعيل أو إيقاف سير العمل للاستخدام الحالي | |
| override_status | لا تجاوز الحالة | التحقق من | - | منع تغيير حالة المستند تلقائياً بواسطة سير العمل | |
| sendemailalert | إرسال تنبيه عبر البريد الإلكتروني | التحقق من | - | إرسال تنبيهات بريدية عند انتقال المستند بين الحالات | |
| states | حالات الوثيقة | جدول | Workflow Document State | تعريف حالات المستند المعتمدة ضمن سير العمل | |
| transitions | التحولات | جدول | Workflow Transition | تحديد انتقالات الحالات والصلاحيات المطلوبة لكل انتقال | |
| workflowstatefield | حقل حالة سير العمل | البيانات | ✓ | - | اسم الحقل الذي يخزن حالة سير العمل |
| workflow_data | Workflow Data | JSON | - | بيانات إعدادات سير العمل المخزنة بصيغة منظمة |
الجداول الفرعية
حالات الوثيقة (سير العمل الوثيقة الدولة)
| اسم الحقل | التسمية | النوع | مطلوب | الخيارات | الوصف |
|---|---|---|---|---|---|
| state | المحافظة | رابط | ✓ | حالة سير العمل | حالة سير العمل المعتمدة للمستند في دفاتر |
| doc_status | حالة الوثيقة | حدد | 0, 1, 2 | حالة اعتماد المستند الرسمية أثناء سير العمل | |
| update_field | تحديث الحقل | حدد | - | الحقل الذي يتم تحديثه تلقائياً عند الانتقال | |
| update_value | تحديث القيمة | البيانات | - | القيمة الجديدة المطبقة على الحقل المحدد | |
| isoptionalstate | هو الدولة اختياري | التحقق من | - | تحديد ما إذا كانت الحالة اختيارية في المسار | |
| avoidstatusoverride | لا تجاوز الحالة | التحقق من | - | منع تغيير حالة المستند تلقائياً عند الانتقال | |
| nextactionemail_template | التالي عمل قالب البريد الإلكتروني | رابط | قالب البريد الإلكتروني | قالب بريد لإخطار الإجراء التالي للمستند | |
| allow_edit | السماح بالتحرير فقط لـ | رابط | ✓ | صلاحية | الدور المسموح له تعديل المستند في هذه الحالة |
| send_email | Send Email On State | التحقق من | - | إرسال إشعار بريد عند دخول هذه الحالة | |
| message | رسالة | نص | - | رسالة توضيحية تظهر للمستخدم عند هذه الحالة | |
| workflowbuilderid | Workflow Builder ID | البيانات | - | معرف داخلي لربط الحالة بمنشئ سير العمل |
التحولات (الانتقال سير العمل)
| اسم الحقل | التسمية | النوع | مطلوب | الخيارات | الوصف |
|---|---|---|---|---|---|
| state | المحافظة | رابط | ✓ | حالة سير العمل | الحالة الحالية للمستند ضمن سير العمل في دفاتر |
| action | الإجراء | رابط | ✓ | سير العمل الاجراء الاساسي | الإجراء المتاح للانتقال بين الحالات وفق سير العمل |
| next_state | الحالية التالية | رابط | ✓ | حالة سير العمل | الحالة التالية بعد تنفيذ الإجراء المعتمد |
| allowed | سمح | رابط | ✓ | صلاحية | الدور المصرح له بتنفيذ هذا الانتقال |
| allowselfapproval | اسمح بالموافقة الذاتية | التحقق من | - | السماح للمستخدم بالموافقة على طلبه بنفسه | |
| sendemailto_creator | Send Email To Creator | التحقق من | - | إرسال إشعار بريد للمنشئ عند تنفيذ الانتقال | |
| condition | الحالة | رمز | Python | شرط أعمال بلغة بايثون لتحديد السماح بالانتقال | |
| example | مثال | HTML | |
مثال توضيحي لصياغة شروط الأعمال الصحيحة | |
| workflowbuilderid | Workflow Builder ID | البيانات | - | معرف داخلي لربط الانتقال بأداة بناء سير العمل |
الصلاحيات
| الدور | قراءة | كتابة | إنشاء | حذف | إرسال | إلغاء |
|---|---|---|---|---|---|---|
| System Manager | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |