افتراضيات العالمية
نظرة عامة
فيما يلي شرح عملي يركز على الأعمال لنوع المستند افتراضيات العالمية، كما يُستخدم داخل نظام دفاتر.
ما هو استخدام نوع المستند "افتراضيات العالمية" في عمليات الأعمال؟
افتراضيات العالمية هو المكان الذي يتم فيه تحديد الإعدادات العامة الأساسية التي تؤثر على طريقة عمل النظام بالكامل.
يمكن اعتباره نقطة الانطلاق التي تُخبر دفاتر كيف يجب أن يتصرف بشكل افتراضي عند تنفيذ العمليات اليومية مثل إنشاء مستندات جديدة، تسجيل معاملات، أو بدء أي إجراء تشغيلي.
الهدف منه هو: - توحيد طريقة العمل عبر جميع الإدارات - تقليل الأخطاء الناتجة عن الاختيارات اليدوية المتكررة - تسريع العمل اليومي من خلال تحديد اختيارات جاهزة مسبقاً
المتطلبات الأساسية قبل استخدام "افتراضيات العالمية"
قبل إعداد افتراضيات العالمية، يُفضل التأكد من: - وجود الهيكل العام للأعمال (مثل الشركة أو الشركات التي تعمل عليها) - وضوح العملة الأساسية المستخدمة في التعاملات - الاتفاق داخلياً على القواعد العامة التي يجب أن يلتزم بها جميع المستخدمين - تحديد الطريقة الموحدة لإدارة العمليات اليومية
هذه الإعدادات لا تحتاج معرفة تقنية، لكنها تتطلب فهمًا جيدًا لكيفية عمل شركتك.
سير العمل النموذجي وكيف يتناسب مع عمليات الأعمال
تحديد الرؤية العامة للأعمال
الإدارة أو الفريق المسؤول يحدد كيف يجب أن يعمل النظام بشكل افتراضي.إدخال الإعدادات في افتراضيات العالمية
يتم تسجيل هذه التوجهات مرة واحدة في هذا المستند.بدء الاستخدام اليومي للنظام
عند إنشاء أي مستند أو تنفيذ أي عملية، يستخدم دفاتر هذه الافتراضيات تلقائياً.تقليل القرارات اليومية المتكررة
الموظفون لا يحتاجون لإعادة اختيار نفس القيم في كل مرة.مراجعة دورية عند تغيّر الأعمال
عند توسع النشاط أو تغيير السياسات، يتم تحديث افتراضيات العالمية لتواكب ذلك.
السيناريوهات التجارية الرئيسية التي يكون فيها "افتراضيات العالمية" ضرورياً
عند بدء استخدام دفاتر لأول مرة
لضبط النظام بما يتماشى مع طريقة عمل الشركة منذ اليوم الأول.في الشركات التي تضم عدة فرق أو أقسام
لضمان أن الجميع يعمل وفق نفس القواعد.عند نمو الأعمال أو التوسع
للحفاظ على الاتساق مع زيادة عدد المستخدمين والعمليات.في الأعمال التي تعتمد على السرعة والدقة
حيث تقلل الافتراضيات من الأخطاء الناتجة عن الاختيارات اليدوية.
اعتبارات مهمة للمستخدمين
- أي تغيير في افتراضيات العالمية قد يؤثر على جميع المستخدمين، لذا يجب أن يتم بحذر.
- يُنصح بأن يكون المسؤول عن هذا المستند شخصاً لديه فهم شامل لعمليات الشركة.
- لا يُفضل تغييره بشكل متكرر دون سبب واضح.
- من الأفضل توثيق سبب أي تعديل ليكون واضحاً مستقبلاً.
- الإعداد الجيد هنا يوفر وقتاً وجهداً كبيرين لاحقاً.
باختصار، افتراضيات العالمية هو الأساس الذي يُبنى عليه الاستخدام اليومي لـ دفاتر. كلما كان هذا الأساس واضحاً ومدروساً، كانت العمليات أكثر سلاسة واستقراراً.
المعلومات الأساسية
- الوحدة: الإعدادات
- نوع المستند: أخرى
- النوع: إعدادات
الحقول
| اسم الحقل | التسمية | النوع | مطلوب | الخيارات | الوصف |
|---|---|---|---|---|---|
| default_company | الشركة الافتراضية | رابط | الشركة | الشركة الافتراضية لجميع معاملات وعمليات دفاتر | |
| country | الدولة | رابط | الدولة | الدولة الافتراضية للضرائب والعناوين والتقارير | |
| defaultdistanceunit | وحدة قياس المسافة الافتراضية | رابط | وحدة القياس | وحدة المسافة الافتراضية لاحتساب التنقل والخدمات | |
| default_currency | العملة الافتراضية | رابط | ✓ | العملة | العملة الافتراضية للتسعير والتقارير المالية |
| hidecurrencysymbol | إخفاء رمز العملة | حدد | لا, نعم | إخفاء رمز العملة في المستندات والتقارير | |
| disableroundedtotal | تعطيل الاجمالي المقرب | التحقق من | - | تعطيل تقريب الإجمالي في الفواتير والمعاملات | |
| disableinwords | تعطيل خاصية التفقيط | التحقق من | - | إيقاف عرض المبلغ كتابةً في المستندات | |
| demo_company | Demo Company | رابط | الشركة | شركة تجريبية للاختبار والتدريب دون تأثير فعلي |
الصلاحيات
| الدور | قراءة | كتابة | إنشاء | حذف | إرسال | إلغاء |
|---|---|---|---|---|---|---|
| System Manager | ✓ | ✓ | ✓ |
أنواع المستندات ذات الصلة
| نوع المستند | العلاقة | الوحدة |
|---|---|---|
| الشركة | يربط إلى | الإعدادات |
| الدولة | يربط إلى | جيو |
| العملة | يربط إلى | جيو |
| وحدة القياس | يربط إلى | الإعدادات |