فترة المرتبات
نظرة عامة
فيما يلي شرح عملي يركز على الأعمال لنوع المستند فترة المرتبات، مع ربطه بسير العمل اليومي لإدارة الرواتب داخل دفاتر.
ما هو استخدام نوع المستند "فترة المرتبات" في عمليات الأعمال؟
فترة المرتبات تُستخدم لتحديد الإطار الزمني الذي يتم على أساسه احتساب وصرف الرواتب للموظفين.
هي المرجع الأساسي الذي يحدد من أي تاريخ إلى أي تاريخ يتم حساب الأجور، البدلات، الخصومات، وساعات العمل.
ببساطة:
فترة المرتبات = التقويم الذي تعتمد عليه الشركة لتنظيم الرواتب بشكل منضبط ومتكرر.
بدون فترة مرتبات واضحة، يصبح حساب الرواتب غير منظم، وقد تحدث أخطاء في الاستحقاقات أو التكرار أو السهو.
المتطلبات الأساسية قبل استخدام فترة المرتبات
قبل إنشاء واستخدام فترة المرتبات، يجب التأكد من الأمور التالية:
- تحديد سياسة الرواتب في الشركة (شهرية، نصف شهرية، أسبوعية…)
- وجود هيكل رواتب معتمد يوضح مكونات الراتب (أساسي، بدلات، خصومات)
- تسجيل الموظفين وتحديد تواريخ تعيينهم
- تحديد السنة المالية أو الفترة التشغيلية للشركة
هذه الإعدادات تضمن أن فترة المرتبات ستُستخدم بسلاسة ودون تعارض مع باقي عمليات الرواتب.
سير العمل النموذجي لفترة المرتبات
عادةً ما تتكامل فترة المرتبات مع سير العمل على النحو التالي:
- إنشاء فترة المرتبات
- تحديد تاريخ البداية وتاريخ النهاية (مثلاً: من 1 إلى 31 يناير)
- ربط فترة المرتبات بمعالجة الرواتب
- عند إعداد كشوف الرواتب، يتم اختيار فترة المرتبات المناسبة
- احتساب الاستحقاقات
- يتم احتساب الرواتب بناءً على الأيام داخل فترة المرتبات فقط
- المراجعة والاعتماد
- التأكد من صحة المبالغ قبل الصرف
- الصرف والتوثيق
- استخدام نفس فترة المرتبات كمرجع عند التقارير والمراجعة المالية
بهذا الشكل، تصبح فترة المرتبات حجر الأساس لكل دورة رواتب.
السيناريوهات التجارية التي تكون فيها فترة المرتبات ضرورية
تكون فترة المرتبات ضرورية بشكل خاص في الحالات التالية:
- الشركات التي لديها عدد كبير من الموظفين
- وجود توظيف واستقالات خلال الشهر
- احتساب رواتب جزئية لموظفين جدد أو مغادرين
- العمل بنظام العمل الإضافي أو الخصومات
- الحاجة إلى تقارير دقيقة عن تكلفة الرواتب لكل فترة
في هذه السيناريوهات، تساعد فترة المرتبات على العدالة، الدقة، والالتزام بالسياسات.
اعتبارات مهمة للمستخدمين
عند التعامل مع فترة المرتبات، انتبه إلى ما يلي:
- لا يجب تداخل فترتين للمرتبات لنفس المدة الزمنية
- تأكد من أن فترة المرتبات مغلقة بعد اعتماد الرواتب لتجنب التعديلات غير المقصودة
- اختيار فترة المرتبات الخاطئة قد يؤدي إلى أخطاء في الرواتب
- يُفضل إنشاء فترات المرتبات مسبقاً للسنة كاملة لتسهيل التخطيط
خلاصة
فترة المرتبات ليست مجرد تواريخ، بل هي أداة تنظيمية أساسية تضمن أن عملية الرواتب تتم بدقة، وعدالة، وشفافية. استخدامها الصحيح في دفاتر يساعد فرق الموارد البشرية والمالية على العمل بثقة وكفاءة، ويقلل من الأخطاء والنزاعات المتعلقة بالرواتب.
المعلومات الأساسية
- الوحدة: دفع الرواتب
- نوع المستند: أخرى
الحقول
| اسم الحقل | التسمية | النوع | مطلوب | الخيارات | الوصف |
|---|---|---|---|---|---|
| company | الشركة | رابط | ✓ | الشركة | الشركة التي تُدار لها فترات الرواتب ضمن دفاتر |
| start_date | تاريخ البدء | التاريخ | ✓ | - | تاريخ بداية فترة الرواتب المعتمدة للحساب |
| end_date | نهاية التاريخ | التاريخ | ✓ | - | تاريخ نهاية فترة الرواتب المعتمدة للحساب |
| periods | فترات الرواتب | جدول | Payroll Period Date | تفاصيل وتقسيمات فترات الرواتب داخل الفترة المحددة |
الجداول الفرعية
فترات الرواتب (جدول الرواتب الفترة التاريخ)
| اسم الحقل | التسمية | النوع | مطلوب | الخيارات | الوصف |
|---|---|---|---|---|---|
| start_date | تاريخ البدء | التاريخ | ✓ | - | تاريخ بدء فترة الرواتب المعتمدة في دفاتر |
| end_date | نهاية التاريخ | التاريخ | ✓ | - | تاريخ انتهاء فترة الرواتب المعتمدة في دفاتر |
الصلاحيات
| الدور | قراءة | كتابة | إنشاء | حذف | إرسال | إلغاء |
|---|---|---|---|---|---|---|
| System Manager | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ||
| HR Manager | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ||
| Employee | ✓ | |||||
| HR User | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
أنواع المستندات ذات الصلة
| نوع المستند | العلاقة | الوحدة |
|---|---|---|
| تطبيق مزايا الموظف | مرتبط من | دفع الرواتب |
| دخل الموظف الآخر | مرتبط من | دفع الرواتب |
| إعلان الإعفاء من ضريبة الموظف | مرتبط من | دفع الرواتب |
| إقرار الإعفاء من ضريبة الموظف | مرتبط من | دفع الرواتب |
| الشركة | يربط إلى | الإعدادات |