العقد
← العودة إلى إدارة علاقات العملاء
نظرة عامة
فيما يلي شرح عملي يركز على الأعمال لنوع المستند العقد ضمن وحدة إدارة علاقات العملاء في دفاتر:
ما هو استخدام مستند العقد في عمليات الأعمال؟
مستند العقد يُستخدم لتوثيق وتنظيم الاتفاقيات الرسمية بين شركتك والعملاء أو الشركاء.
هو المرجع الأساسي الذي يحدد ما الذي ستقدمه الشركة، ومدة الالتزام، والقيمة المتفق عليها، وشروط التنفيذ والدفع.
من خلال العقد يمكن للإدارة وفرق المبيعات والمتابعة: - توحيد التعامل مع الاتفاقيات - معرفة الالتزامات الحالية والمستقبلية - ضمان وضوح العلاقة التجارية وتقليل النزاعات
المتطلبات الأساسية قبل استخدام العقد
قبل البدء في استخدام مستند العقد بشكل فعّال، يُفضّل التأكد من: - تسجيل العملاء أو الجهات المتعاقد معها في النظام - وضوح نموذج العمل (بيع خدمة، اشتراك، صيانة، توريد، إلخ) - الاتفاق الداخلي على سياسات التسعير، مدة العقود، وشروط التجديد أو الإلغاء - تحديد المسؤولين عن متابعة العقود داخل الشركة
هذه الخطوات تضمن أن يكون كل عقد متناسقاً مع سياسات الشركة.
سير العمل النموذجي لمستند العقد
عادةً يتكامل العقد مع سير العمل التجاري كالتالي:
التواصل التجاري
يبدأ الأمر بفرصة بيع أو تفاوض مع عميل.الاتفاق على الشروط
يتم الاتفاق على السعر، المدة، ونطاق العمل أو الخدمة.إنشاء مستند العقد
يتم توثيق جميع التفاصيل المتفق عليها داخل مستند العقد.اعتماد العقد
مراجعة داخلية للتأكد من صحة البيانات والتزامها بسياسات الشركة.بدء التنفيذ والمتابعة
يُستخدم العقد كمرجع أثناء تنفيذ الخدمة أو تسليم المنتج.التجديد أو الإنهاء
عند انتهاء مدة العقد، يتم اتخاذ قرار بالتجديد أو الإغلاق بناءً على الأداء والاتفاق.
السيناريوهات التجارية التي يكون فيها العقد ضرورياً
يُعد مستند العقد أساسياً في العديد من الحالات، مثل: - عقود تقديم الخدمات (استشارات، دعم، صيانة) - عقود الاشتراكات الشهرية أو السنوية - اتفاقيات التوريد طويلة الأجل - عقود الشراكة أو التعاون - عقود العملاء الرئيسيين ذات القيمة العالية
في كل هذه السيناريوهات، يساعد العقد على حفظ الحقوق وتنظيم الالتزامات.
اعتبارات مهمة للمستخدمين
عند التعامل مع مستند العقد، انتبه إلى ما يلي: - تأكد من دقة التواريخ (تاريخ البدء والانتهاء) - راجع القيمة الإجمالية وشروط الدفع بعناية - احرص على وضوح نطاق العمل لتجنب سوء الفهم - تابع العقود القريبة من الانتهاء لتجنب فقدان فرص التجديد - استخدم العقد كمرجع عند أي نقاش أو مراجعة مع العميل
باختصار، مستند العقد هو أداة أعمال محورية في دفاتر تساعدك على إدارة العلاقات التجارية باحترافية، وضمان الاستقرار والوضوح في تعاملاتك مع العملاء.
المعلومات الأساسية
- الوحدة: إدارة علاقات العملاء
- نوع المستند: أخرى
الحقول
| اسم الحقل | التسمية | النوع | مطلوب | الخيارات | الوصف |
|---|---|---|---|---|---|
| party_type | نوع الطرف | حدد | ✓ | العميل, المورد, الموظف | تحديد نوع الطرف المرتبط بالعقد |
| is_signed | وقعت | التحقق من | - | يشير إلى ما إذا تم توقيع العقد | |
| party_name | اسم الشخص | الارتباط الحيوي | ✓ | party_type | اسم الطرف المرتبط حسب نوعه |
| party_user | المستخدم | رابط | مستخدم | المستخدم الممثل للطرف في دفاتر | |
| status | الحالة | حدد | غير موقعة, نشط, غير نشط | الحالة الحالية للعقد في دورة حياته | |
| fulfilment_status | حالة الوفاء | حدد | N / A, لم تتحقق, تمت جزئيا, استيفاء, ساقطا | حالة تنفيذ التزامات العقد | |
| partyfullname | Party Full Name | البيانات | - | الاسم الكامل القانوني للطرف | |
| start_date | تاريخ البدء | التاريخ | - | تاريخ بدء سريان العقد | |
| end_date | نهاية التاريخ | التاريخ | - | تاريخ انتهاء سريان العقد | |
| signee | الموقع | البيانات | - | اسم الشخص الذي وقع العقد | |
| signed_on | تم تسجيل الدخول | التاريخ والوقت | - | تاريخ ووقت توقيع العقد | |
| ip_address | عنوان IP | البيانات | - | عنوان الشبكة وقت التوقيع | |
| contract_template | نموذج العقد | رابط | نموذج العقد | نموذج العقد المستخدم للإنشاء | |
| contract_terms | شروط العقد | محرر النصوص | ✓ | - | الشروط والبنود التفصيلية للعقد |
| requires_fulfilment | يتطلب وفاء | التحقق من | - | تحديد ما إذا كان العقد يتطلب تنفيذ | |
| fulfilment_deadline | الموعد النهائي للوفاء | التاريخ | - | آخر موعد لتنفيذ التزامات العقد | |
| fulfilment_terms | شروط الوفاء | جدول | Contract Fulfilment Checklist | قائمة متطلبات وخطوات تنفيذ العقد | |
| signee_company | التوقيع (شركة) | توقيع | - | توقيع الشركة على العقد | |
| signedbycompany | موقع من قبل (الشركة) | رابط | مستخدم | المستخدم الذي وقع نيابة عن الشركة | |
| document_type | نوع الوثيقة | حدد | عرض سعر, مشروع, أمر مبيعات, أمر الشراء, فاتورة ... | نوع المستند المرتبط بالعقد | |
| document_name | اسم المستند | الارتباط الحيوي | document_type | اسم المستند المرتبط حسب نوعه | |
| amended_from | تم التعديل من | رابط | العقد | العقد الأصلي الذي تم التعديل عليه |
الجداول الفرعية
شروط الوفاء (قائمة مراجعة إنجاز العقد)
| اسم الحقل | التسمية | النوع | مطلوب | الخيارات | الوصف |
|---|---|---|---|---|---|
| fulfilled | استيفاء | التحقق من | - | تحديد ما إذا تم استيفاء متطلبات العقد بالكامل | |
| requirement | المتطلبات | البيانات | - | وصف متطلب تعاقدي يجب تحقيقه قبل الإغلاق | |
| notes | ملاحظات | نص | - | ملاحظات إضافية لتوضيح حالة التنفيذ أو المستندات | |
| amended_from | تم التعديل من | رابط | قائمة مراجعة إنجاز العقد | مرجع قائمة التحقق السابقة في حال التعديل |
الصلاحيات
| الدور | قراءة | كتابة | إنشاء | حذف | إرسال | إلغاء |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Purchase Manager | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
| HR Manager | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
| Sales Manager | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
| System Manager | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
أنواع المستندات ذات الصلة
| نوع المستند | العلاقة | الوحدة |
|---|---|---|
| العقد | يربط إلى | إدارة علاقات العملاء |
| نموذج العقد | يربط إلى | إدارة علاقات العملاء |
| مستخدم | يربط إلى | النواة |