صيانة الأصول

نظرة عامة

فيما يلي شرح عملي يركز على الأعمال لنوع المستند صيانة الأصول، مع ربطه بالاستخدام اليومي داخل الشركات والمؤسسات.

ما هو استخدام مستند "صيانة الأصول" في عمليات الأعمال؟

يُستخدم مستند صيانة الأصول لتنظيم وتخطيط ومتابعة أعمال الصيانة الدورية أو المتكررة للأصول التي تمتلكها الشركة، مثل: - المعدات - الآلات - المركبات - الأجهزة الفنية

الهدف الرئيسي منه هو الحفاظ على الأصول في حالة تشغيل جيدة، وتقليل الأعطال المفاجئة، وإطالة العمر الإنتاجي للأصل، مما ينعكس مباشرة على تقليل التكاليف وتحسين استمرارية العمل.

المتطلبات الأساسية قبل استخدام "صيانة الأصول"

قبل البدء باستخدام صيانة الأصول، يجب التأكد من توفر ما يلي:

تسجيل الأصول في النظام (مثل الآلات أو المركبات)
تحديد نوع الأصل ومسؤوليته التشغيلية
وجود سياسة واضحة للصيانة داخل الشركة (دورية، وقائية، حسب الاستخدام)
تحديد الفرق أو الموردين المسؤولين عن أعمال الصيانة
وضوح الميزانية أو التكاليف التقديرية للصيانة

هذه الخطوات تضمن أن بيانات الصيانة تكون مرتبطة بالواقع التشغيلي للشركة.

سير العمل النموذجي لصيانة الأصول

سير العمل المعتاد لمستند صيانة الأصول يكون كالتالي:

تحديد الأصل الذي يحتاج إلى صيانة دورية
إنشاء سجل صيانة الأصول يوضح نوع الصيانة المطلوبة (دورية، فحص، استبدال)
تحديد مواعيد الصيانة القادمة بناءً على الزمن أو عدد ساعات التشغيل
تنفيذ الصيانة من قبل الفريق الداخلي أو مزود الخدمة
متابعة حالة الصيانة والتأكد من اكتمالها
استخدام المعلومات لاحقاً لتقييم كفاءة الأصل أو اتخاذ قرار بالإصلاح أو الاستبدال

هذا التسلسل يساعد الإدارة على الانتقال من الصيانة العشوائية إلى صيانة مخططة ومنظمة.

السيناريوهات التجارية الرئيسية لاستخدام "صيانة الأصول"

يكون مستند صيانة الأصول ضرورياً بشكل خاص في الحالات التالية:

الشركات الصناعية التي تعتمد على آلات تعمل بشكل مستمر
شركات النقل التي تمتلك أسطول مركبات
المستشفيات أو المختبرات التي تستخدم أجهزة حساسة
الشركات الخدمية التي تمتلك معدات تشغيل ميدانية
أي منشأة ترغب في تقليل الأعطال المفاجئة والتوقف عن العمل

في هذه السيناريوهات، غياب تنظيم الصيانة قد يؤدي إلى خسائر تشغيلية كبيرة.

اعتبارات مهمة للمستخدمين

عند استخدام صيانة الأصول، يُنصح بمراعاة ما يلي:

الالتزام بتحديث مواعيد الصيانة وعدم تأجيلها دون مبرر
استخدام بيانات الصيانة لاتخاذ قرارات إدارية (إصلاح أو استبدال)
مراجعة سجل الصيانة بشكل دوري لتحديد الأصول عالية التكلفة
التنسيق بين فرق التشغيل والصيانة لتجنب تعارض الأعمال
اعتبار الصيانة استثماراً وليس تكلفة فقط

الخلاصة

مستند صيانة الأصول هو أداة أساسية لدعم استمرارية الأعمال، وتقليل المخاطر التشغيلية، وتحسين الاستفادة من الأصول. استخدامه بشكل منظم يساعد الإدارة على الانتقال من ردّ الفعل إلى التخطيط الاستباقي، وهو ما تحتاجه أي مؤسسة تعتمد على أصول تشغيلية في أعمالها اليومية.

المعلومات الأساسية

الوحدة: الأصول
نوع المستند: أخرى

الحقول

اسم الحقل	التسمية	النوع	مطلوب	الخيارات	الوصف
asset_name	اسم الأصول	رابط	✓	الأصول	الأصل المراد صيانته وربطه بسجله في دفاتر
asset_category	فئة الأصول	للقراءة فقط		-	فئة الأصل لتحديد نوع الصيانة والمتطلبات
company	الشركة	رابط	✓	الشركة	الشركة المالكة للأصل والمسؤولة عن تكاليف الصيانة
item_code	رمز الصنف	للقراءة فقط		-	رمز الصنف المرتبط بالأصل لأغراض التتبع
item_name	اسم العنصر	للقراءة فقط		-	اسم الصنف المرتبط بالأصل للعرض المرجعي
maintenance_team	فريق الصيانة	رابط	✓	فريق صيانة الأصول	فريق الصيانة المسؤول عن تنفيذ أعمال الصيانة
maintenance_manager	مدير الصيانة	البيانات		-	معرف مدير الصيانة المسؤول عن الإشراف
maintenancemanagername	اسم مدير الصيانة	للقراءة فقط		-	اسم مدير الصيانة للعرض والتقارير
assetmaintenancetasks	مهام الصيانة	جدول	✓	Asset Maintenance Task	قائمة مهام الصيانة المجدولة والمتكررة للأصل

الجداول الفرعية

مهام الصيانة (مهمة صيانة الأصول)

اسم الحقل	التسمية	النوع	مطلوب	الخيارات	الوصف
maintenance_task	مهمة الصيانة	البيانات	✓	-	اسم مهمة الصيانة المرتبطة بالأصل
maintenance_type	نوع الصيانة	حدد		الصيانة الوقائية, معايرة	نوع الصيانة المجدولة للأصل
maintenance_status	حالة الصيانة	حدد	✓	مخطط, تأخير, تم إلغاؤه	حالة تنفيذ مهمة الصيانة الحالية
start_date	تاريخ البدء	التاريخ	✓	-	تاريخ بدء تنفيذ مهمة الصيانة
periodicity	دورية	حدد	✓	يوميا, الأسبوعية, شهري, ربع سنوى, نصف سنوي, سنو...	وتيرة تكرار الصيانة وفق الجدول
end_date	نهاية التاريخ	التاريخ		-	تاريخ انتهاء فترة الصيانة المحددة
certificate_required	الشهادة مطلوبة	التحقق من		-	تحديد ما إذا كانت شهادة مطلوبة بعد الصيانة
assign_to	تكليف إلى	رابط		مستخدم	المستخدم المسؤول عن تنفيذ الصيانة
assigntoname	تعيين للاسم	للقراءة فقط		-	اسم المستخدم المكلف بالمهمة
nextduedate	موعد الاستحقاق التالي	التاريخ		-	تاريخ الاستحقاق القادم لمهمة الصيانة
lastcompletiondate	تاريخ الانتهاء الأخير	التاريخ		-	تاريخ آخر إكمال ناجح للمهمة
description	الوصف	محرر النصوص		-	وصف تفصيلي لنطاق ومتطلبات الصيانة

الصلاحيات

الدور	قراءة	كتابة	إنشاء	حذف	إرسال	إلغاء
Quality Manager	✓	✓	✓	✓
Manufacturing User	✓	✓	✓	✓

أنواع المستندات ذات الصلة

نوع المستند	العلاقة	الوحدة
سجل صيانة الأصول	مرتبط من	الأصول
الأصول	يربط إلى	الأصول
فريق صيانة الأصول	يربط إلى	الأصول
الشركة	يربط إلى	الإعدادات