المهام

نظرة عامة

فيما يلي شرح عملي يركز على الأعمال لنوع المستند المهام، مع توضيح دوره اليومي في تنظيم العمل داخل المؤسسة.

ما هو استخدام نوع المستند المهام في عمليات الأعمال؟

المهام هو أداة بسيطة وفعّالة لمتابعة الأعمال اليومية داخل المؤسسة. يُستخدم لتسجيل أي عمل مطلوب تنفيذه، سواء كان صغيراً مثل إجراء اتصال هاتفي، أو أكبر مثل متابعة طلب عميل أو إكمال خطوة ضمن عملية داخلية.

يساعد هذا النوع من المستندات على: - عدم نسيان الأعمال المطلوبة - توضيح من المسؤول عن كل عمل - تنظيم الأولويات اليومية - تحسين الالتزام بالمواعيد

ببساطة، المهام تمثل قائمة الأعمال العملية التي تحوّل الخطط إلى تنفيذ فعلي.

المتطلبات الأساسية أو الإعدادات قبل استخدام المهام

قبل البدء باستخدام المهام بشكل فعّال، يُفضّل التأكد من: - وجود مستخدمين محددين داخل المؤسسة (لإسناد المهام لهم) - وضوح الأدوار والمسؤوليات بين الفريق - اتفاق داخلي على كيفية استخدام المهام (مثلاً: هل تُستخدم للأعمال اليومية فقط أم أيضاً للمتابعات طويلة الأجل)

لا يتطلب الأمر إعدادات معقدة، وإنما وضوح في أسلوب العمل.

سير العمل النموذجي وكيف يتناسب مع عمليات الأعمال

سير العمل المعتاد لاستخدام المهام يكون كالتالي:

إنشاء المهمة
يقوم المدير أو الموظف بإنشاء مهمة عند وجود عمل مطلوب تنفيذه.
تحديد المسؤول
يتم إسناد المهمة لشخص محدد لضمان وضوح المسؤولية.
تحديد الموعد أو الأولوية
يساعد ذلك على ترتيب العمل وعدم تأخير المهام المهمة.
تنفيذ المهمة
يقوم الشخص المكلّف بتنفيذ العمل المطلوب.
إغلاق المهمة
بعد الإنجاز، يتم تعليم المهمة كمكتملة، مما يعطي رؤية واضحة لما تم إنجازه.

هذا السير يدعم عمليات الأعمال اليومية ويجعل العمل أكثر انضباطاً وشفافية.

السيناريوهات التجارية الرئيسية التي تكون فيها المهام ضرورية

تُعد المهام ضرورية في العديد من السيناريوهات، مثل:

متابعة العملاء: تذكير بالاتصال بعميل أو إرسال عرض سعر
الأعمال الإدارية: تجهيز مستندات، مراجعة طلبات، أو اعتماد إجراءات
المبيعات: متابعة فرص البيع أو التواصل بعد الاجتماعات
الموارد البشرية: متابعة إجراءات التوظيف أو ملفات الموظفين
الإدارة: توزيع أعمال صغيرة على الفريق ومتابعة إنجازها

في جميع هذه الحالات، تضمن المهام عدم ضياع أي عمل مهم.

اعتبارات مهمة للمستخدمين

للاستفادة القصوى من المهام، يُنصح بما يلي: - إنشاء المهام فور ظهور العمل المطلوب وعدم الاعتماد على الذاكرة - إسناد كل مهمة لشخص واحد واضح المسؤولية - تحديث حالة المهام بانتظام - عدم ترك مهام مفتوحة بعد إنجازها - استخدام المهام كأداة تنظيم، وليس كعبء إضافي

عند استخدامها بشكل صحيح، تصبح المهام أداة أساسية لرفع الإنتاجية وتحسين التنسيق بين أفراد الفريق.

باختصار، المهام هي العمود الفقري لتنظيم العمل اليومي، وتساعد المؤسسات على تحويل النوايا والخطط إلى أفعال منجزة بوضوح وانضباط.

المعلومات الأساسية

الوحدة: المكتب
نوع المستند: إعدادات

الحقول

اسم الحقل	التسمية	النوع	مطلوب	الخيارات	الوصف
status	الحالة	حدد		مفتوحة, مغلقة, تم إلغاؤه	حالة تنفيذ المهمة الحالية ضمن دفاتر
priority	الأولوية	حدد		عالية, متوسطة, منخفضة	مستوى أولوية المهمة لتحديد ترتيب التنفيذ
color	اللون	اللون		-	لون تمييز بصري للمهمة في القوائم
date	تاريخ الاستحقاق	التاريخ		-	تاريخ استحقاق إنجاز المهمة المتفق عليه
allocated_to	المخصصة ل	رابط		مستخدم	المستخدم المسؤول عن تنفيذ المهمة
description	الوصف	محرر النصوص	✓	-	وصف تفصيلي لمتطلبات وأهداف المهمة
reference_type	نوع المرجع	رابط		نوع الوثيقة	نوع المستند المرتبط بالمهمة للأعمال
reference_name	اسم المستند المرجعى	الارتباط الحيوي		reference_type	رقم أو اسم المستند المرجعي المرتبط
role	صلاحية	رابط		صلاحية	الدور الوظيفي المعني بتنفيذ المهمة
assigned_by	تعيين بواسطة	رابط		مستخدم	المستخدم الذي قام بإسناد المهمة
assignedbyfull_name	تعيين بواسطة الاسم كامل	للقراءة فقط		-	الاسم الكامل للمُسند لمرجعية الأعمال
sender	مرسل	البيانات		Email	البريد الإلكتروني لمرسل الإشعار أو الطلب
assignment_rule	قاعدة الاحالة	رابط		قاعدة الاحالة	قاعدة آلية لإسناد المهام حسب السياسات

الصلاحيات

الدور	قراءة	كتابة	إنشاء	حذف	إرسال	إلغاء
All	✓	✓	✓	✓
System Manager	✓	✓	✓

أنواع المستندات ذات الصلة

نوع المستند	العلاقة	الوحدة
قاعدة الاحالة	يربط إلى	التشغيل الآلي
صلاحية	يربط إلى	النواة
مستخدم	يربط إلى	النواة