قاعدة الاحالة

← العودة إلى التشغيل الآلي

نظرة عامة

فيما يلي شرح عملي يركز على الأعمال لنوع المستند قاعدة الاحالة ضمن منظومة دفاتر:

ما هو استخدام نوع المستند "قاعدة الاحالة" في عمليات الأعمال؟

قاعدة الاحالة تُستخدم لتنظيم وتوزيع العمل تلقائياً بين الموظفين أو الفرق، دون تدخل يدوي.
بدلاً من أن يقوم المدير أو المشرف بتحديد من سيتولى كل مهمة، تقوم قاعدة الاحالة بتوجيه المستندات (مثل طلبات، معاملات، بلاغات، أو نماذج) إلى الشخص المناسب تلقائياً وفق قواعد واضحة مسبقاً.

الهدف الأساسي هو: - تسريع إنجاز الأعمال - تقليل الأخطاء البشرية - ضمان توزيع عادل ومتوازن للمهام - تحسين تجربة العملاء والموظفين

المتطلبات الأساسية قبل استخدام "قاعدة الاحالة"

قبل تفعيل قاعدة الاحالة، من المهم التأكد من الآتي:

  1. وضوح الأدوار والمسؤوليات
    يجب أن يكون معروفاً من هم الأشخاص أو الفرق المسؤولة عن كل نوع من الأعمال.

  2. وجود مستخدمين نشطين
    يجب أن يكون الموظفون المعنيون مسجلين وقادرين على استلام المهام.

  3. تحديد معايير الإحالة
    مثل:

    • نوع الطلب
    • القسم
    • المنطقة
    • أولوية المستند

  4. اتفاق إداري مسبق
    على آلية توزيع العمل (بالتناوب، حسب الحمل، حسب التخصص، أو حسب أولوية معينة).

سير العمل النموذجي وكيف يتناسب مع عمليات الأعمال

  1. إنشاء قاعدة الاحالة
    يقوم المسؤول بتحديد:

    • نوع المستند الذي سيتم توزيعه
    • الأشخاص أو الفرق المستلمة
    • شروط الإحالة

  2. بدء استخدام المستندات في العمل اليومي
    عند إنشاء مستند جديد في العمل (مثل طلب أو معاملة).

  3. تطبيق قاعدة الاحالة تلقائياً
    يقوم النظام فوراً بإسناد المستند إلى الشخص المناسب دون أي تدخل يدوي.

  4. استلام الموظف للمهمة
    الموظف يعرف مباشرة ما هو مطلوب منه، مما يقلل التأخير والارتباك.

  5. متابعة الأداء
    الإدارة يمكنها ملاحظة سرعة الإنجاز وتوزيع الحمل بين الفريق.

السيناريوهات التجارية الرئيسية التي تكون فيها "قاعدة الاحالة" ضرورية

اعتبارات مهمة للمستخدمين

الخلاصة

قاعدة الاحالة هي أداة تنظيمية قوية تساعد الشركات على إدارة العمل بكفاءة واحترافية. عند استخدامها بشكل صحيح، تضمن سرعة في الإنجاز، عدالة في توزيع المهام، ووضوحاً في المسؤوليات — مما ينعكس مباشرة على جودة الأداء ورضا العملاء.

Automatically Assign Documents to Users

المعلومات الأساسية

الحقول

اسم الحقل التسمية النوع مطلوب الخيارات الوصف
document_type نوع الوثيقة رابط ✓ نوع الوثيقة نوع المستند الذي تُطبق عليه قاعدة الإسناد في دفاتر
duedatebased_on تاريخ الاستحقاق بناء على حدد - أساس احتساب تاريخ الاستحقاق للمهام المسندة
priority الأولوية الباحث - أولوية تنفيذ المهمة مقارنة بالمهام الأخرى
disabled معطل التحقق من - تعطيل القاعدة ومنع تطبيقها على المستندات
description الوصف نص صغير ✓ - وصف مختصر لهدف قاعدة الإسناد وسيناريو الاستخدام
assign_condition تعيين الشرط رمز ✓ PythonExpression شرط الأعمال الذي يحدد متى يتم إسناد المهمة
unassign_condition إلغاء تعيين الشرط رمز PythonExpression شرط الأعمال الذي يحدد متى يتم إلغاء الإسناد
close_condition أغلق الشرط رمز PythonExpression شرط الأعمال الذي يحدد متى تُغلق المهمة تلقائياً
assignment_days أيام الواجب جدول ✓ Assignment Rule Day تحديد أيام العمل المسموح فيها بالإسناد
rule قاعدة حدد ✓ جولة روبن, تحميل موازنة, على أساس الميدان طريقة توزيع المهام بين المستخدمين
field الحقل حدد - حقل المستند المستخدم كأساس للتوزيع
users المستخدمين الجدول MultiSelect Assignment Rule User قائمة المستخدمين المشمولين بقاعدة الإسناد
last_user آخر مستخدم رابط مستخدم آخر مستخدم تم إسناد مهمة له

الجداول الفرعية

أيام الواجب (يوم قاعدة الواجب)

اسم الحقل التسمية النوع مطلوب الخيارات الوصف
day يوم حدد يوم الاثنين, الثلاثاء, الأربعاء, الخميس, الجمعة... تحديد يوم الأسبوع لتطبيق قاعدة الإسناد

الصلاحيات

الدور قراءة كتابة إنشاء حذف إرسال إلغاء
System Manager ✓ ✓ ✓ ✓

أنواع المستندات ذات الصلة

نوع المستند العلاقة الوحدة
المهام مرتبط من المكتب
مستخدم يربط إلى النواة