خطوة Onboarding

← العودة إلى المكتب

نظرة عامة

فيما يلي شرح عملي يركز على الأعمال لنوع المستند "خطوة Onboarding" كما يُستخدم داخل دفاتر، وبأسلوب واضح ومفيد للإدارة والفرق التشغيلية.

---

ما هو استخدام نوع المستند "خطوة Onboarding" في عمليات الأعمال؟

خطوة Onboarding تُستخدم لتنظيم وإدارة الخطوات الفردية التي يجب تنفيذها خلال رحلة انضمام شخص جديد إلى المؤسسة، سواء كان: - موظفاً جديداً
- متدرباً
- متعاوناً
- أو أي دور يتطلب تجهيزاً منظماً قبل البدء بالعمل

هذا النوع من المستندات يمكّن الإدارة من تحويل عملية الانضمام من عمل عشوائي يعتمد على الذاكرة والاجتهاد الشخصي، إلى سير عمل واضح، متكرر، وقابل للمتابعة.

ببساطة:
👉 كل "خطوة Onboarding" تمثل مهمة واحدة محددة يجب إنجازها ضمن عملية الانضمام.

---

المتطلبات الأساسية أو الإعدادات قبل استخدامه

قبل البدء باستخدام خطوة Onboarding بفعالية، يُفضل التأكد من التالي:

• وجود عملية Onboarding واضحة ومعتمدة داخل الشركة
• تحديد الأدوار المسؤولة عن كل خطوة (الموارد البشرية، تقنية المعلومات، الإدارة المباشرة…)
• الاتفاق على ما الذي يُعتبر "اكتمال الانضمام" بنجاح
• تحديد نوع المستفيد من العملية (موظف، متدرب، إلخ)

هذه الخطوات تضمن أن تكون كل خطوة Onboarding ذات قيمة حقيقية وليست مجرد إجراء شكلي.

---

سير العمل النموذجي وكيف يتناسب مع عمليات الأعمال

السير النموذجي يكون كالتالي:

1. تحديد رحلة Onboarding كاملة (مثلاً: انضمام موظف جديد)
2. تقسيم الرحلة إلى خطوات واضحة، مثل:
   • توقيع عقد العمل
   • تسليم جهاز العمل
   • إنشاء البريد الإلكتروني
   • تعريف بالسياسات الداخلية
   • اجتماع تعريفي مع الفريق
3. إنشاء خطوة Onboarding لكل خطوة من هذه الخطوات
4. ربط الخطوات بالترتيب الصحيح
5. عند بدء Onboarding لشخص جديد، يتم تنفيذ الخطوات واحدة تلو الأخرى
6. يمكن متابعة التقدم ومعرفة:
   • ما الذي تم إنجازه
   • ما الذي لا يزال معلقاً
   • من المسؤول عن التأخير إن وُجد

بهذا الشكل، تصبح عملية الانضمام منظمة، قابلة للقياس، وسهلة المتابعة.

---

السيناريوهات التجارية الرئيسية التي تكون فيها "خطوة Onboarding" ضرورية

تكون خطوة Onboarding مهمة جداً في الحالات التالية:

• نمو الشركة وزيادة التوظيف
  لضمان تجربة متسقة لكل من ينضم، مهما زاد العدد.

• الشركات متعددة الإدارات أو الفروع
  حيث تختلف المسؤوليات ويجب التنسيق بين عدة فرق.

• الامتثال والسياسات الداخلية
  للتأكد من أن كل شخص جديد اطّلع ووافق على الإجراءات المطلوبة.

• تحسين تجربة الموظف الجديد
  الانطباع الأول المنظم يعزز الولاء والإنتاجية من اليوم الأول.

• تقليل الأخطاء والنسيان
  مثل نسيان صلاحيات، أجهزة، أو متطلبات قانونية.

---

اعتبارات مهمة للمستخدمين

عند العمل مع خطوة Onboarding، انتبه لما يلي:

• اجعل كل خطوة واضحة وبسيطة ومحددة
• تجنب دمج أكثر من مهمة في خطوة واحدة
• حدّد المسؤول عن تنفيذ الخطوة بوضوح
• راجع الخطوات دورياً وعدّلها حسب تطور العمل
• ركّز على القيمة العملية، وليس مجرد إكمال الخطوات شكلياً

---

خلاصة

خطوة Onboarding هي حجر الأساس لبناء تجربة انضمام منظمة واحترافية داخل دفاتر. استخدامها الصحيح يساعد الشركات على تقليل الفوضى، تحسين الانطباع الأول، وضمان جاهزية الأفراد للبدء بالعمل بسرعة وثقة.

المعلومات الأساسية

• الوحدة: المكتب
• نوع المستند: أخرى

الحقول

اسم الحقل	التسمية	النوع	مطلوب	الخيارات	الوصف
title	العنوان	البيانات	✓	-	عنوان خطوة الإعداد للمستخدم
is_complete	كاملة	التحقق من		-	تحديد إكمال خطوة الإعداد
is_skipped	تم تخطي	التحقق من		-	تحديد تخطي خطوة الإعداد
description	الوصف	محرر تخفيض السعر		-	شرح هدف ومتطلبات خطوة الإعداد
introvideourl	Intro Video URL	البيانات		-	رابط فيديو تمهيدي للخطوة
action	الإجراء	حدد	✓	إنشاء الدخول, إعدادات التحديث, إظهار جولة في ال...	الإجراء المطلوب تنفيذه في دفاتر
action_label	Action Label	البيانات		-	نص زر الإجراء المعروض للمستخدم
reference_document	وثيقة مرجعية	رابط		نوع الوثيقة	نوع المستند المرتبط بالخطوة
showfullform	إظهار الشكل الكامل؟	التحقق من		-	عرض النموذج الكامل للمستخدم
showformtour	إظهار جولة في النموذج	التحقق من		-	إظهار جولة النموذج التفاعلية
form_tour	جولة في النموذج	رابط		جولة في النموذج	جولة النموذج المرتبطة بالخطوة
is_single	مفردة	التحقق من		-	تحديد ما إذا المستند مفرد
reference_report	تقرير مرجعي	رابط		تقرير	التقرير المرتبط بتنفيذ الخطوة
reportreferencedoctype	تقرير مرجع Doctype	البيانات		-	نوع المستند المرجعي للتقرير
report_type	نوع التقرير	البيانات		-	تصنيف نوع التقرير المعروض
report_description	وصف تقرير	البيانات		-	وصف مختصر لهدف التقرير
path	مسار	البيانات		-	مسار الصفحة أو المورد المطلوب
callback_title	عنوان رد الاتصال	البيانات		-	عنوان رسالة التأكيد بعد الإجراء
callback_message	رسالة رد	نص صغير		-	نص رسالة التأكيد بعد الإجراء
validate_action	تحقق من صحة الحقل	التحقق من		-	التحقق من شرط قبل الإكمال
field	الحقل	حدد		-	الحقل المطلوب التحقق من قيمته
valuetovalidate	قيمة للتحقق من صحتها	البيانات		-	القيمة المتوقعة لاجتياز التحقق
video_url	رابط الفيديو	البيانات		-	رابط فيديو توضيحي للخطوة

الصلاحيات

الدور	قراءة	كتابة	إنشاء	حذف	إرسال	إلغاء
Desk User	✓
Administrator	✓	✓	✓	✓

أنواع المستندات ذات الصلة

نوع المستند	العلاقة	الوحدة
جولة في النموذج	يربط إلى	المكتب
تقرير	يربط إلى	النواة