عهدة

نظرة عامة

فيما يلي شرح عملي يركز على الأعمال لنوع المستند عهدة ضمن وحدة دفاتر HR:

ما هو استخدام نوع المستند "عهدة" في عمليات الأعمال؟

يُستخدم مستند عهدة لتنظيم وتوثيق تسليم ممتلكات الشركة إلى الموظفين لاستخدامها أثناء العمل.
يساعد هذا المستند الإدارة على معرفة من استلم ماذا، ولماذا، ولفترة كم، مما يضمن الحفاظ على أصول الشركة وتقليل الفاقد أو سوء الاستخدام.

العهدة قد تكون أجهزة، أدوات عمل، مستندات، أو أي أصل يتم تسليمه للموظف بمسؤولية مباشرة عليه.

المتطلبات الأساسية قبل استخدام "عهدة"

قبل البدء باستخدام مستند عهدة، يفضل التأكد من: - وجود بيانات الموظفين محدثة وواضحة - تحديد أنواع العهد المتداولة في الشركة (مثل أجهزة، أدوات، سيارات…) - وجود سياسة داخلية توضح مسؤوليات الموظف عند استلام العهدة - تحديد الجهة المسؤولة عن تسليم واستلام العهد (مثل الموارد البشرية أو الإدارة)

هذه الإعدادات تضمن أن استخدام العهدة يكون منظماً ومتسقاً مع سياسات الشركة.

سير العمل النموذجي لنوع المستند "عهدة"

سير العمل المعتاد يكون كالتالي: 1. حاجة عمل: يظهر احتياج لتسليم موظف عهدة لأداء مهامه. 2. إنشاء عهدة: يتم تسجيل مستند عهدة يوضح الموظف والعنصر المسلم. 3. التسليم الفعلي: يتم تسليم العهدة للموظف مع تحميله المسؤولية. 4. الاستخدام والمتابعة: تستخدم العهدة طوال فترة العمل أو المشروع. 5. الإرجاع أو الإغلاق: عند انتهاء الحاجة، يتم إرجاع العهدة أو إغلاقها في حال كانت مستهلكة.

هذا التسلسل يضمن وضوح المسؤولية من البداية حتى النهاية.

السيناريوهات التجارية الرئيسية لاستخدام "عهدة"

يكون مستند عهدة ضرورياً في حالات مثل: - تسليم أجهزة كمبيوتر أو هواتف للموظفين - عهد الأدوات لموظفي الصيانة أو التشغيل - تسليم معدات لموظفي المشاريع الميدانية - عهد سيارات أو بطاقات دخول أو مفاتيح - متابعة العهد عند انتقال موظف أو انتهاء خدمته

في كل هذه الحالات، العهدة تحمي الشركة وتوضح الالتزامات.

اعتبارات مهمة للمستخدمين

تأكد من تسجيل العهدة فور تسليمها فعلياً
لا تُغلق العهدة إلا بعد التأكد من الإرجاع أو التسوية
راجع العهد المفتوحة بشكل دوري لتجنب النسيان أو الفقد
عند نقل موظف أو إنهاء خدمته، يجب مراجعة جميع العهد المسجلة عليه
الوضوح والدقة في العهدة يقللان النزاعات مستقبلاً

باختصار، مستند عهدة هو أداة أساسية لضبط ممتلكات الشركة، وتعزيز المسؤولية، ودعم الانضباط الإداري داخل بيئة العمل.

المعلومات الأساسية

الوحدة: دفاتر الموارد البشرية
نوع المستند: أخرى

الحقول

اسم الحقل	التسمية	النوع	مطلوب	الخيارات	الوصف
custody	عهدة	البيانات	✓	-	اسم العهدة المسجلة في دفاتر
model	الموديل	البيانات		-	طراز الأصل أو الجهاز ضمن العهدة
type	النوع	البيانات		-	نوع العهدة لتصنيف الاستخدام
quantity	الكمية	الباحث		-	عدد الوحدات المستلمة ضمن العهدة
received_date	تاريخ الاستلام	التاريخ		-	تاريخ استلام العهدة فعلياً

الصلاحيات

الدور	قراءة	كتابة	إنشاء	حذف	إرسال	إلغاء
HR Manager	✓	✓	✓	✓	✓	✓
Employee Self Service	✓	✓	✓	✓
System Manager	✓	✓	✓	✓
Employee	✓	✓	✓	✓