إعدادات حجز المواعيد

نظرة عامة

فيما يلي شرح عملي يركز على الأعمال لنوع المستند إعدادات حجز المواعيد، مكتوب بلغة بسيطة وموجهة لمستخدمي الأعمال.

ما هو استخدام نوع المستند "إعدادات حجز المواعيد" في عمليات الأعمال؟

يُستخدم نوع المستند إعدادات حجز المواعيد لتنظيم وإدارة كيفية حجز العملاء أو العملاء المحتملين للمواعيد مع فريق العمل.
هو المكان الذي يحدد فيه النشاط التجاري قواعد حجز المواعيد، مثل: - متى يمكن للعملاء الحجز - مع من يتم الحجز - كيف يتم التعامل مع المواعيد المؤكدة أو الملغاة

الهدف الأساسي منه هو تسهيل التواصل مع العملاء، وتقليل الفوضى في الجداول، وتحسين تجربة العميل منذ أول تفاعل معه.

المتطلبات الأساسية أو الإعدادات قبل استخدامه

قبل البدء باستخدام إعدادات حجز المواعيد، يُفضل التأكد من التالي:

وجود فريق واضح (مبيعات، استشارات، دعم، أطباء، مدربين… حسب نشاطك)
تحديد أوقات العمل الرسمية للنشاط
وضوح الخدمات أو أنواع المواعيد التي يمكن حجزها
وجود آلية داخلية للتعامل مع المواعيد (من يستقبل؟ من يتابع؟)

هذه الأمور تساعد على جعل إعدادات الحجز واقعية ومتوافقة مع قدرة الفريق.

سير العمل النموذجي وكيف يتناسب مع عمليات الأعمال

سير العمل المعتاد يكون كالتالي:

يقوم مدير النشاط أو المسؤول بإعداد إعدادات حجز المواعيد مرة واحدة أو عند الحاجة للتعديل
يتم تحديد القواعد التي تحكم الحجز (الأوقات، التوفر، أسلوب التعامل)
يبدأ العملاء بحجز المواعيد بناءً على هذه الإعدادات
تصل المواعيد إلى الفريق المعني بشكل منظم وواضح
يتم تنفيذ الموعد (مكالمة، اجتماع، زيارة…)
بعد الموعد، يمكن متابعة العميل تجارياً (عرض، صفقة، متابعة)

بهذا الشكل، تصبح المواعيد جزءاً طبيعياً من دورة المبيعات أو خدمة العملاء، وليس عملية عشوائية.

السيناريوهات التجارية الرئيسية التي يكون فيها هذا المستند ضرورياً

يكون نوع المستند إعدادات حجز المواعيد مهماً جداً في الحالات التالية:

شركات المبيعات التي تعتمد على مقابلات أولية مع العملاء
العيادات أو مراكز الاستشارات
شركات التدريب أو الكوتشينغ
فرق خدمة العملاء التي تقدم جلسات دعم مجدولة
أي نشاط يتعامل مع عملائه عبر مواعيد محددة

في هذه السيناريوهات، الحجز المنظم يوفر وقت الفريق ويرفع رضا العملاء.

اعتبارات مهمة للمستخدمين

عند العمل على إعدادات حجز المواعيد، انتبه إلى ما يلي:

لا تجعل أوقات الحجز أوسع من قدرة الفريق الفعلية
راعِ فترات الراحة والاجتماعات الداخلية
تأكد أن تجربة الحجز سهلة وواضحة للعميل
راجع الإعدادات بشكل دوري عند تغيّر الفريق أو ساعات العمل
تذكّر أن هذه الإعدادات تمثل صورتك المهنية أمام العميل

إعدادات جيدة تعني مواعيد أقل ضياعاً، وفريقاً أكثر تنظيماً، وتجربة عميل أفضل.

إذا رغبت، يمكنني أيضاً: - ربط إعدادات حجز المواعيد بسيناريو مبيعات كامل
- شرح أفضل الممارسات حسب نوع النشاط
- أو تبسيط الشرح لفريق غير تقني

يسعدني المساعدة 🌟

المعلومات الأساسية

الوحدة: إدارة علاقات العملاء
نوع المستند: أخرى
النوع: إعدادات

الحقول

اسم الحقل	التسمية	النوع	مطلوب	الخيارات	الوصف
enable_scheduling	تمكين جدولة موعد	التحقق من	✓	-	تفعيل أو إيقاف حجز المواعيد عبر دفاتر
availabilityofslots	توافر فتحات	جدول	✓	Appointment Booking Slots	تحديد أوقات المواعيد المتاحة للحجز
numberofagents	عدد المواعيد المتزامنة	الباحث	✓	-	عدد المواعيد المتزامنة التي يمكن خدمتها
agent_list	عملاء	الجدول MultiSelect	✓	Assignment Rule User	تحديد الموظفين المسؤولين عن استقبال المواعيد
holiday_list	قائمة العطلات	رابط	✓	قائمة العطلات	قائمة العطل المستبعدة من الحجز
appointment_duration	مدة التعيين (بالدقائق)	الباحث	✓	-	مدة كل موعد بالدقائق
email_reminders	إخطار عبر البريد الإلكتروني	التحقق من		-	إرسال إشعارات بريد إلكتروني لتأكيد المواعيد
advancebookingdays	عدد أيام يمكن حجز المواعيد مقدما	الباحث	✓	-	عدد الأيام المسموح بالحجز المسبق خلالها
successredirecturl	نجاح إعادة توجيه URL	البيانات		-	رابط إعادة التوجيه بعد نجاح الحجز

الجداول الفرعية

توافر فتحات (حجز موعد الشقوق)

اسم الحقل	التسمية	النوع	مطلوب	الخيارات	الوصف
dayofweek	يوم من الأسبوع	حدد	✓	الأحد, يوم الاثنين, الثلاثاء, الأربعاء, الخميس,...	يحدد يوم الأسبوع المتاح للحجز في دفاتر
from_time	من وقت	زمن	✓	-	وقت بدء توفر الموعد للحجز في دفاتر
to_time	الي وقت	زمن	✓	-	وقت انتهاء توفر الموعد للحجز في دفاتر

الصلاحيات

الدور	قراءة	كتابة	إنشاء	حذف
HR Manager	✓	✓	✓
Sales Manager	✓	✓	✓	✓
System Manager	✓	✓	✓	✓

أنواع المستندات ذات الصلة

نوع المستند	العلاقة	الوحدة
قائمة العطلات	يربط إلى	الإعدادات