Document Share Report
نظرة عامة
فيما يلي شرح عملي ومبسط للتقرير Document Share Report مع التركيز الكامل على جانب الأعمال والاستخدام اليومي داخل دفاتر.
نظرة عامة على التقرير
Document Share Report هو تقرير إداري يوضح كيفية مشاركة المستندات بين المستخدمين داخل دفاتر.
يساعد هذا التقرير الإدارات على فهم من لديه صلاحية الوصول إلى أي مستند، ولماذا، ومتى تم منح هذه الصلاحية.
يُستخدم التقرير لتعزيز الشفافية، الحوكمة، والرقابة على البيانات داخل المؤسسة.
ما هي المعلومات التجارية التي يوفرها التقرير؟
يوفر التقرير صورة واضحة عن: - المستندات التي تمت مشاركتها بين الموظفين - المستخدم الذي قام بالمشاركة - المستخدم الذي حصل على حق الوصول - نوع الصلاحيات الممنوحة (عرض، تعديل، إلخ) - تاريخ ووقت المشاركة
هذه المعلومات مهمة للأعمال لأنها: - تحمي البيانات الحساسة - تقلل من مخاطر الوصول غير المصرح به - تدعم الامتثال للسياسات الداخلية والتدقيق
متى ولماذا تستخدم هذا التقرير؟
يُستخدم التقرير في الحالات التالية: - مراجعة الصلاحيات: التأكد من أن كل موظف لديه فقط الصلاحيات اللازمة لعمله - التدقيق الداخلي أو الخارجي: إثبات من كان لديه وصول إلى مستندات معينة - تغيير الأدوار الوظيفية: التأكد من إزالة الصلاحيات القديمة بعد انتقال الموظف - التحقيق في أخطاء أو تسريبات بيانات: معرفة من كان لديه حق الوصول
الأعمدة الرئيسية وماذا تعني للأعمال
من أبرز الأعمدة التي ستظهر في التقرير:
نوع المستند
يوضح نوع السجل الذي تمت مشاركته (مثل عميل، طلب، معاملة).
يفيد في معرفة أي نوع من البيانات يتم تداوله أكثر.اسم المستند
المستند الفعلي الذي تمت مشاركته.
يساعد في تتبع مستندات محددة ذات حساسية عالية.المستخدم المُشار إليه
الشخص الذي حصل على حق الوصول.
يستخدم لمراجعة صلاحيات الأفراد.المستخدم الذي قام بالمشاركة
من منح الصلاحية.
مهم للمساءلة الإدارية.نوع الصلاحية
هل هي عرض فقط أم تعديل؟
يساعد على تقييم مستوى المخاطر المرتبطة بالمشاركة.تاريخ المشاركة
متى تم منح الصلاحية.
مفيد لفهم السياق الزمني واتخاذ قرارات الإلغاء أو الاستمرار.
المرشحات المتاحة والغرض التجاري منها
يمكن استخدام المرشحات لتضييق نطاق التقرير، مثل:
نوع المستند
للتركيز على مستندات حساسة مثل البيانات المالية أو العقود.المستخدم المُشار إليه
لمعرفة كل ما يمكن لموظف معين الوصول إليه.المستخدم الذي قام بالمشاركة
لمراجعة تصرفات مدير أو فريق معين.فترة زمنية
لمراجعة المشاركات الحديثة أو خلال فترة تدقيق محددة.
استخدام المرشحات يوفر وقت الإدارة ويجعل القرار أكثر دقة.
كيفية تفسير النتائج لاتخاذ قرارات تجارية
عند مراجعة التقرير: - كثرة المشاركات لمستندات حساسة → إعادة تقييم سياسات الصلاحيات - وجود صلاحيات تعديل لموظفين غير معنيين → تقليل المخاطر التشغيلية - مشاركات قديمة لم تعد مبررة → تنظيف الصلاحيات وتحسين الأمان - اعتماد شخص واحد على مشاركة معظم المستندات → مراجعة توزيع المسؤوليات
حالات الاستخدام والسيناريوهات الشائعة
- مدير مالي يراجع من لديه وصول إلى تقارير الإيرادات
- إدارة الموارد البشرية تتأكد أن ملفات الموظفين لا يطلع عليها إلا المخولون
- فريق التدقيق يتحقق من الامتثال لسياسات الخصوصية
- إدارة تقنية المعلومات تراجع المشاركات بعد مغادرة موظف
الخلاصة
تقرير Document Share Report هو أداة أساسية لأي مؤسسة تستخدم دفاتر بجدية.
يساعدك على:
- حماية بياناتك
- تعزيز الحوكمة
- دعم القرارات الإدارية بثقة
- تقليل المخاطر التشغيلية
استخدامه بشكل دوري يضمن أن المعلومة الصحيحة بيد الشخص الصحيح في الوقت الصحيح.
معلومات التقرير
- الوحدة: النواة
- نوع المستند ذو الصلة: DocShare
- نوع التقرير: Report Builder
- قياسي: نعم