إلغاء تسوية الدفع
نظرة عامة
فيما يلي شرح عملي يركز على الأعمال لنوع المستند إلغاء تسوية الدفع، مكتوب بلغة واضحة وموجه لمستخدمي الأعمال في دفاتر.
ما هو استخدام نوع المستند "إلغاء تسوية الدفع" في عمليات الأعمال؟
يُستخدم إلغاء تسوية الدفع عندما تحتاج المنشأة إلى فك الارتباط بين دفعة مالية وفاتورة أو أكثر سبق تسويتها معها.
بمعنى آخر:
- تم تسجيل دفعة من عميل أو إلى مورد
- ثم تم ربط هذه الدفعة بفاتورة (أو عدة فواتير)
- لاحقاً تبيّن أن هذا الربط غير صحيح أو يحتاج إلى تعديل
هنا يأتي دور إلغاء تسوية الدفع لإعادة الوضع كما كان، بحيث: - تبقى الدفعة مسجلة - وتعود الفاتورة إلى حالة غير مسددة أو مسددة جزئياً - دون حذف أي مستندات أو التلاعب بالأرقام
المتطلبات الأساسية قبل استخدام "إلغاء تسوية الدفع"
قبل استخدام هذا النوع من المستندات، يجب التأكد من:
- وجود دفعة مسجلة بالفعل في دفاتر
- أن تكون هذه الدفعة مُسوّاة مع فاتورة واحدة أو أكثر
- وجود سبب تجاري واضح لإلغاء التسوية (خطأ، تغيير اتفاق، إعادة جدولة)
- امتلاك الصلاحية المحاسبية المناسبة لتنفيذ هذا الإجراء
- التأكد من أن الفترة المالية المعنية ما زالت مفتوحة
سير العمل النموذجي وكيف يتناسب مع عمليات الأعمال
السير الطبيعي لاستخدام إلغاء تسوية الدفع يكون كالتالي:
اكتشاف مشكلة في تسوية دفعة
(مثل ربط دفعة بفاتورة خاطئة أو بمبلغ غير صحيح)مراجعة تفاصيل الدفعة والفواتير المرتبطة بها
إنشاء مستند إلغاء تسوية الدفع
تحديد:
- الدفعة المعنية
- الفاتورة أو الفواتير التي يجب فك التسوية عنها
حفظ المستند وتأكيده
النتيجة:
- تعود الفاتورة إلى حالتها الصحيحة (غير مدفوعة أو مدفوعة جزئياً)
- تبقى الدفعة متاحة لإعادة استخدامها أو تسويتها بشكل صحيح
هذا الأسلوب يسمح بتصحيح الأخطاء دون كسر التسلسل المالي أو فقدان الأثر المحاسبي.
السيناريوهات التجارية الرئيسية لاستخدام "إلغاء تسوية الدفع"
يكون إلغاء تسوية الدفع ضرورياً في الحالات التالية:
1. تسوية دفعة مع فاتورة خاطئة
مثال:
تم ربط دفعة عميل بفاتورة قديمة بدلاً من الفاتورة الصحيحة.
2. خطأ في مبلغ التسوية
مثال:
تم تسوية دفعة كاملة بينما كان يجب أن تكون جزئية فقط.
3. تغيير اتفاق مع العميل أو المورد
مثال:
الاتفاق على تأجيل سداد فاتورة أو إعادة تخصيص الدفعة لفاتورة أخرى.
4. إعادة هيكلة الحسابات
مثال:
أثناء مراجعة داخلية أو تدقيق مالي تم اكتشاف تسويات غير دقيقة.
5. التحضير لإعادة التسوية بشكل صحيح
قبل إعادة ربط الدفعة بفواتير أخرى، يجب أولاً استخدام إلغاء تسوية الدفع.
اعتبارات مهمة للمستخدمين
- لا تستخدم إلغاء تسوية الدفع إلا عند الحاجة الفعلية، لأنه يؤثر على حالة الفواتير
- احرص على توثيق سبب الإلغاء لأغراض المراجعة والتدقيق
- بعد الإلغاء، لا تنسَ إعادة تسوية الدفعة إذا كان ذلك مطلوباً
- راقب تقارير الذمم المدينة أو الدائنة بعد العملية للتأكد من صحة الأرصدة
- يفضّل تنفيذ هذه العمليات من قبل المستخدمين المسؤولين عن الحسابات
خلاصة
إلغاء تسوية الدفع هو أداة أعمال مهمة في دفاتر تُمكّنك من تصحيح أخطاء التسويات المالية بطريقة منظمة وآمنة، مع الحفاظ على وضوح السجلات ودقة الأرصدة، ودون الحاجة إلى حذف أو إعادة إدخال البيانات.
المعلومات الأساسية
- الوحدة: الحسابات
- نوع المستند: أخرى
الحقول
| اسم الحقل | التسمية | النوع | مطلوب | الخيارات | الوصف |
|---|---|---|---|---|---|
| company | الشركة | رابط | الشركة | الشركة المالكة للمعاملة والمسؤولة عن السجلات المحاسبية | |
| voucher_type | نوع القيد | رابط | نوع الوثيقة | نوع المستند المرتبط بالدفع المراد إلغاء تسويته | |
| voucher_no | رقم القيد | الارتباط الحيوي | voucher_type | رقم المستند المحدد لإلغاء تسوية دفعاته | |
| get_allocations | Get Allocations | زر | - | جلب بنود التخصيص المرتبطة بالمستند تلقائياً | |
| allocations | Allocations | جدول | Unreconcile Payment Entries | قائمة التخصيصات التي سيتم إلغاء تسويتها | |
| amended_from | تم التعديل من | رابط | إلغاء تسوية الدفع | مرجع المستند الأصلي قبل التعديل |
الجداول الفرعية
Allocations (قيود دفع غير مسواة)
| اسم الحقل | التسمية | النوع | مطلوب | الخيارات | الوصف |
|---|---|---|---|---|---|
| account | حساب | البيانات | - | الحساب المالي المرتبط بقيد الدفع غير المسوى | |
| party_type | نوع الطرف | البيانات | - | نوع الجهة المرتبطة بالدفع مثل عميل أو مورد | |
| party | الطرف المعني | البيانات | - | اسم الجهة المرتبطة بالدفع غير المسوى | |
| reference_doctype | نوع المرجع | رابط | نوع الوثيقة | نوع المستند المرجعي المستخدم للربط أو إلغاء الربط | |
| reference_name | اسم المستند المرجعى | الارتباط الحيوي | reference_doctype | رقم أو اسم المستند المرجعي المرتبط بالدفع | |
| allocated_amount | المبلغ المخصص | العملة | account_currency | المبلغ المخصص من الدفع لهذا المرجع | |
| account_currency | عملة الحساب | رابط | العملة | عملة الحساب المستخدمة لعرض مبالغ الدفع | |
| unlinked | غير مرتبط | التحقق من | - | يحدد ما إذا تم فك ربط الدفع |
الصلاحيات
| الدور | قراءة | كتابة | إنشاء | حذف | إرسال | إلغاء |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Accounts User | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | |
| Accounts Manager | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
أنواع المستندات ذات الصلة
| نوع المستند | العلاقة | الوحدة |
|---|---|---|
| الشركة | يربط إلى | الإعدادات |
| إلغاء تسوية الدفع | يربط إلى | الحسابات |