Incoming Call Settings

← العودة إلى الاتصالات الهاتفية

نظرة عامة

فيما يلي شرح عملي يركز على الأعمال لنوع المستند Incoming Call Settings، مع توضيح دوره في تنظيم التعامل مع المكالمات الواردة داخل المؤسسة.

ما هو استخدام Incoming Call Settings في عمليات الأعمال؟

يُستخدم نوع المستند Incoming Call Settings لتنظيم كيفية استقبال المكالمات الهاتفية الواردة داخل الشركة وتوجيهها بالشكل الصحيح. الهدف الأساسي منه هو ضمان عدم ضياع أي مكالمة، وتحسين سرعة الاستجابة، وتقديم تجربة احترافية للمتصلين، سواء كانوا عملاء حاليين أو محتملين أو شركاء.

من خلال Incoming Call Settings يتم تحديد ما الذي يجب أن يحدث عند ورود مكالمة:
من يستقبلها؟
كيف يتم التعامل معها؟
وأين يتم تسجيلها لمتابعتها لاحقاً؟

المتطلبات الأساسية قبل استخدام Incoming Call Settings

قبل البدء في استخدام Incoming Call Settings، يجب التأكد من الآتي: - وجود أرقام هاتف مخصصة لاستقبال مكالمات العملاء. - تحديد الفرق أو الموظفين المسؤولين عن الرد على المكالمات (مثل المبيعات، خدمة العملاء، أو الدعم). - وضوح سياسات الشركة حول كيفية التعامل مع المكالمات الواردة (تحويل، متابعة، أو تسجيل طلب). - اتفاق داخلي على أوقات العمل وأولوية المكالمات المهمة.

هذه المتطلبات تضمن أن الإعدادات تعكس الواقع التشغيلي للشركة.

سير العمل النموذجي وكيف يتناسب مع عمليات الأعمال

سير العمل المعتاد باستخدام Incoming Call Settings يكون كالتالي: 1. يقوم المسؤول بتحديد إعدادات استقبال المكالمات في Incoming Call Settings. 2. عند ورود مكالمة، يتم التعامل معها تلقائياً حسب الإعدادات المحددة مسبقاً. 3. يتم توجيه المكالمة إلى الشخص أو الفريق المناسب. 4. يتم تسجيل المكالمة أو ربطها بنشاط تجاري مثل استفسار عميل أو فرصة بيع. 5. بعد المكالمة، يمكن متابعة العميل أو الطلب دون فقدان أي معلومة.

هذا السير يربط المكالمات الهاتفية مباشرة بسير العمل اليومي، ويجعلها جزءاً من إدارة العلاقات والعمليات.

السيناريوهات التجارية الرئيسية التي يكون فيها Incoming Call Settings ضرورياً

يكون Incoming Call Settings ضرورياً بشكل خاص في الحالات التالية: - شركات تعتمد على المكالمات الهاتفية كمصدر رئيسي للتواصل مع العملاء. - فرق المبيعات التي تستقبل استفسارات أو طلبات جديدة عبر الهاتف. - مراكز خدمة العملاء التي تحتاج إلى تنظيم حجم كبير من المكالمات. - الشركات التي ترغب في تحسين تجربة العميل ومنع ضياع المكالمات. - المؤسسات التي تريد توثيق جميع التفاعلات الهاتفية لأغراض المتابعة أو التحسين.

اعتبارات مهمة للمستخدمين

عند استخدام Incoming Call Settings، يُنصح بمراعاة ما يلي: - مراجعة الإعدادات بشكل دوري للتأكد من أنها ما زالت مناسبة لطبيعة العمل. - التأكد من أن الموظفين المعنيين على دراية بكيفية التعامل مع المكالمات المحولة إليهم. - مراعاة أوقات الذروة وضمان وجود تغطية كافية. - استخدام الإعدادات لدعم سرعة الاستجابة، وليس تعقيد تجربة المتصل. - اعتبار المكالمات الواردة فرصة لبناء علاقة قوية مع العميل، وليس مجرد مهمة تشغيلية.

باختصار، Incoming Call Settings هو أداة تنظيمية مهمة تساعد الشركات على إدارة المكالمات الواردة بكفاءة، وتحويل كل مكالمة إلى فرصة حقيقية لتحسين الخدمة أو زيادة المبيعات.

المعلومات الأساسية

الحقول

اسم الحقل التسمية النوع مطلوب الخيارات الوصف
call_routing Call Routing حدد Sequential, Simultaneous تحديد أسلوب توجيه المكالمات الواردة للوكلاء في دفاتر
greeting_message Greeting Message البيانات - نص الترحيب الذي يسمعه المتصل عند بدء المكالمة
agentbusymessage Agent Busy Message البيانات - رسالة تُشغل عند انشغال جميع الوكلاء
agentunavailablemessage Agent Unavailable Message البيانات - رسالة تُشغل عند عدم توفر أي وكيل
callhandlingschedule Call Handling Schedule جدول ✓ Incoming Call Handling Schedule جدول يحدد أوقات وقواعد معالجة المكالمات الواردة

الجداول الفرعية

Call Handling Schedule (Incoming Call Handling Schedule)

اسم الحقل التسمية النوع مطلوب الخيارات الوصف
dayofweek يوم من الأسبوع حدد ✓ يوم الاثنين, الثلاثاء, الأربعاء, الخميس, الجمعة... تحديد يوم الأسبوع لتطبيق جدول استقبال المكالمات
from_time من وقت زمن ✓ - بداية الفترة الزمنية لتلقي المكالمات الواردة
to_time الي وقت زمن ✓ - نهاية الفترة الزمنية لتلقي المكالمات الواردة
agent_group Agent Group رابط ✓ مجموعة الموظفين مجموعة الموظفين المسؤولة عن استقبال المكالمات خلال الفترة

الصلاحيات

الدور قراءة كتابة إنشاء حذف إرسال إلغاء
System Manager ✓ ✓ ✓ ✓