مجموعة الموظفين
نظرة عامة
فيما يلي شرح عملي ومبسط يركز على الأعمال لنوع المستند مجموعة الموظفين، مع ربطه بالاستخدام اليومي وإدارة الموارد البشرية داخل المؤسسة.
ما هو استخدام نوع المستند "مجموعة الموظفين" في عمليات الأعمال؟
مجموعة الموظفين تُستخدم لتجميع الموظفين تحت تصنيف موحّد يخدم أغراضاً إدارية وتشغيلية.
بدلاً من التعامل مع كل موظف بشكل فردي، تتيح لك مجموعة الموظفين إدارة مجموعة كاملة من الموظفين ككيان واحد، مثل:
- موظفي قسم معيّن
- فئة وظيفية محددة
- موظفي موقع أو فرع معين
- مجموعة تخضع لنفس السياسات أو القرارات
هذا يساعد على تبسيط القرارات الإدارية وتطبيقها بشكل عادل وسريع.
المتطلبات الأساسية قبل استخدام مجموعة الموظفين
قبل البدء باستخدام مجموعة الموظفين، يُفضل التأكد من:
- وجود الموظفين مسجلين في النظام
- وضوح الهيكل الإداري أو التنظيمي (أقسام، مواقع، فرق عمل)
- تحديد الهدف من إنشاء المجموعة: هل هو لأغراض إدارية، تشغيلية، أو تنظيمية؟
لا توجد إعدادات معقدة، فالمستند بسيط ومخصص للتنظيم فقط.
سير العمل النموذجي وكيف يتناسب مع عمليات الأعمال
سير العمل المعتاد لاستخدام مجموعة الموظفين يكون كالتالي:
- يقوم مسؤول الموارد البشرية أو الإدارة بإنشاء مجموعة الموظفين باسم واضح يعبر عن الغرض منها
- تُستخدم هذه المجموعة لاحقاً عند:
- تطبيق سياسات داخلية
- إعداد تقارير إدارية
- تنظيم الموظفين في عمليات مختلفة
- عند تغيّر الهيكل أو الحاجة التنظيمية، يمكن تعديل أو استخدام مجموعة أخرى بسهولة
بهذا الشكل، تصبح مجموعة الموظفين جزءاً داعماً لقرارات الموارد البشرية دون تعقيد.
السيناريوهات التجارية الرئيسية التي تكون فيها مجموعة الموظفين ضرورية
تكون مجموعة الموظفين ضرورية ومفيدة في العديد من السيناريوهات، مثل:
- تطبيق قرار إداري على فئة معينة من الموظفين (مثل تدريب أو تقييم)
- تنظيم الموظفين حسب مواقع العمل أو الفروع
- دعم إعداد تقارير إدارية تعتمد على تصنيفات الموظفين
- إدارة مبادرات داخلية تستهدف مجموعة محددة (مثل برامج تحفيزية)
في هذه الحالات، توفر مجموعة الموظفين مرونة وسرعة في التنفيذ.
اعتبارات مهمة للمستخدمين
عند استخدام مجموعة الموظفين، يُنصح بالانتباه إلى ما يلي:
- اختيار أسماء واضحة ومفهومة تعكس الغرض الحقيقي من المجموعة
- تجنب إنشاء مجموعات متداخلة أو غير ضرورية لتفادي الالتباس
- مراجعة استخدام المجموعات بشكل دوري للتأكد من استمرار ملاءمتها للأعمال
- اعتبارها أداة تنظيمية مساعدة، وليست بديلاً عن الهيكل الوظيفي الرسمي
الخلاصة
مجموعة الموظفين هي أداة تنظيم بسيطة لكنها مؤثرة، تساعد الشركات على إدارة موظفيها بكفاءة أعلى، وتسهّل تنفيذ القرارات والسياسات على مستوى جماعي، مما يدعم وضوح العمليات وسرعة الإنجاز داخل الأعمال.
المعلومات الأساسية
- الوحدة: الإعدادات
- نوع المستند: أخرى
الحقول
| اسم الحقل | التسمية | النوع | مطلوب | الخيارات | الوصف |
|---|---|---|---|---|---|
| employeegroupname | اسم | البيانات | ✓ | - | اسم مجموعة الموظفين لاستخدامها في التقارير والإعدادات |
| employee_list | الموظف | جدول | Employee Group Table | قائمة الموظفين المنتمين للمجموعة لإدارة المزايا والسياسات |
الجداول الفرعية
الموظف (جدول مجموعة الموظفين)
| اسم الحقل | التسمية | النوع | مطلوب | الخيارات | الوصف |
|---|---|---|---|---|---|
| employee | الموظف | رابط | الموظف | الموظف المرتبط بالمجموعة لأغراض تنظيمية وتشغيلية | |
| employee_name | اسم الموظف | البيانات | - | اسم الموظف للعرض والتقارير | |
| user_id | معرف المستخدم دفاتر | البيانات | - | معرّف مستخدم دفاتر للوصول والمتابعة |
الصلاحيات
| الدور | قراءة | كتابة | إنشاء | حذف | إرسال | إلغاء |
|---|---|---|---|---|---|---|
| System Manager | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
أنواع المستندات ذات الصلة
| نوع المستند | العلاقة | الوحدة |
|---|---|---|
| الاتصالات متوسطة | مرتبط من | الاتصالات |