ملخص مرسل عن طريق الايميل

← العودة إلى الإعدادات

نظرة عامة

فيما يلي شرح عملي يركز على الأعمال لنوع المستند ملخص مرسل عن طريق الايميل، مع ربطه مباشرة بعمليات الإدارة والمتابعة اليومية داخل المؤسسة.

---

ما هو استخدام نوع المستند "ملخص مرسل عن طريق الايميل" في عمليات الأعمال؟

ملخص مرسل عن طريق الايميل هو أداة إدارية تهدف إلى إيصال صورة مختصرة ومنتظمة عن وضع الأعمال إلى أصحاب القرار والموظفين المعنيين، دون الحاجة إلى الدخول للنظام أو مراجعة تقارير متعددة.

يُستخدم هذا النوع من المستندات لإرسال تقارير دورية تلقائية عبر البريد الإلكتروني تتضمن: - مؤشرات الأداء - ملخصات عن العمليات الجارية - تنبيهات حول أحداث مهمة - أرقام مختارة تهم الإدارة أو الفرق التشغيلية

ببساطة، هو وسيلة ذكية لضمان أن المعلومات الصحيحة تصل إلى الشخص المناسب في الوقت المناسب.

---

المتطلبات الأساسية أو الإعدادات قبل استخدامه

قبل البدء باستخدام ملخص مرسل عن طريق الايميل، يجب التأكد من الآتي من منظور الأعمال:

1. تحديد المستفيدين بوضوح

   • من يحتاج هذا الملخص؟ (الإدارة العليا، مدراء الأقسام، فريق المبيعات، الموارد البشرية…)
   • ما مستوى التفاصيل المناسب لكل فئة؟

2. وضوح البيانات المطلوب تلخيصها

   • ما الذي يجب متابعته بشكل دوري؟
   • هل الهدف هو المتابعة، التنبيه، أم دعم اتخاذ القرار؟

3. جاهزية البريد الإلكتروني للمستخدمين

   • يجب أن تكون عناوين البريد محدثة وصحيحة لضمان وصول الملخصات.

4. تحديد دورية الإرسال

   • يومي، أسبوعي، أو شهري حسب طبيعة النشاط وسرعة اتخاذ القرار.

---

سير العمل النموذجي وكيف يتناسب مع عمليات الأعمال

سير العمل الخاص بـ ملخص مرسل عن طريق الايميل يتكامل بسلاسة مع العمل اليومي كالتالي:

1. تحديد الهدف الإداري

   • مثلاً: متابعة الأداء الأسبوعي أو مراقبة العمليات الحرجة.

2. إعداد الملخص مرة واحدة

   • اختيار نوع المعلومات التي سيتم تضمينها في البريد.

3. تحديد المستلمين والدورية

   • يتم ضبط المستند ليعمل تلقائياً دون تدخل يدوي لاحقاً.

4. الإرسال التلقائي

   • في كل فترة محددة، يصل البريد الإلكتروني بالملخص إلى المستلمين.

5. المراجعة واتخاذ القرار

   • المستلم يطّلع على الملخص ويتخذ الإجراء المناسب دون البحث عن البيانات.

هذا الأسلوب يقلل الاجتماعات غير الضرورية ويُسرّع دورة اتخاذ القرار.

---

السيناريوهات التجارية الرئيسية التي يكون فيها ضرورياً

يُعد ملخص مرسل عن طريق الايميل ضرورياً في العديد من الحالات العملية، مثل:

1. الإدارة العليا

   • ملخص أسبوعي عن الأداء العام دون الغوص في التفاصيل.

2. مدراء الأقسام

   • متابعة تقدم العمل، التأخيرات، أو المؤشرات المهمة لقسمهم.

3. العمليات اليومية

   • تنبيهات عن معاملات غير مكتملة أو أنشطة تتطلب تدخل سريع.

4. المتابعة دون تواجد

   • في حال السفر أو العمل عن بُعد، يبقى المدير مطلعاً على الوضع.

5. تحسين الانضباط الإداري

   • عندما يعرف الفريق أن هناك تقارير دورية، يتحسن الالتزام والمتابعة.

---

اعتبارات مهمة للمستخدمين

عند استخدام ملخص مرسل عن طريق الايميل، يُنصح بالانتباه إلى ما يلي:

• لا تفرط في المعلومات

  • الملخص يجب أن يكون مختصراً وواضحاً، وليس تقريراً طويلاً.

• اجعل المحتوى ذا قيمة

  • اسأل دائماً: هل هذا الرقم أو المعلومة تساعد على اتخاذ قرار؟

• راجع الملخص دورياً

  • احتياجات العمل تتغير، وقد تحتاج لتعديل المحتوى أو الدورية.

• احترام خصوصية المعلومات

  • أرسل كل ملخص فقط لمن له علاقة مباشرة بالمحتوى.

---

خلاصة أعمال

ملخص مرسل عن طريق الايميل هو أداة إدارية فعالة لتحويل البيانات إلى معلومة تصل في الوقت المناسب، وتساعد الإدارة والفرق على المتابعة واتخاذ القرار بثقة، دون جهد إضافي أو تعقيد.

Send regular summary reports via Email.

المعلومات الأساسية

• الوحدة: الإعدادات
• نوع المستند: نظام

الحقول

اسم الحقل	التسمية	النوع	مطلوب	الخيارات	الوصف
enabled	مفعّل	التحقق من		-	تفعيل أو إيقاف إرسال ملخص البريد الإلكتروني.
company	لشركة	رابط	✓	الشركة	تحديد الشركة التي يخصها هذا الملخص في دفاتر.
frequency	عدد المرات؟	حدد	✓	يوميا, الأسبوعية, شهري	تحديد وتيرة إرسال الملخص: يومي، أسبوعي، أو شهري.
next_send	سيتم إرسال البريد الإلكترونية التالي في :	البيانات		-	تاريخ الإرسال القادم للملخص عبر البريد الإلكتروني.
recipients	المستلمين	الجدول MultiSelect	✓	Email Digest Recipient	قائمة المستلمين الذين سيصلهم ملخص الأعمال.
income	دخل جديد	التحقق من		-	عرض الدخل الجديد المحقق خلال الفترة.
expenses_booked	مصاريف او نفقات جديدة	التحقق من		-	عرض المصروفات الجديدة المسجلة.
incomeyearto_date	الدخل السنوي	التحقق من		-	عرض إجمالي الدخل السنوي حتى تاريخه.
expenseyearto_date	المصروفات السنوية	التحقق من		-	عرض إجمالي المصروفات السنوية حتى تاريخه.
bank_balance	رصيد البنك	التحقق من		-	عرض أرصدة الحسابات البنكية الحالية.
credit_balance	رصيد رصيد البنك	التحقق من		-	عرض أرصدة التسهيلات أو الائتمان البنكي.
invoiced_amount	ذمم دائنة	التحقق من		-	عرض إجمالي المبالغ المستحقة من العملاء.
payables	ذمم مدينة	التحقق من		-	عرض إجمالي المبالغ المستحقة للموردين.
salesordersto_bill	أوامر المبيعات إلى الفاتورة	التحقق من		-	عرض أوامر البيع التي لم تُفوتر بعد.
purchaseordersto_bill	أوامر الشراء إلى الفاتورة	التحقق من		-	عرض أوامر الشراء التي لم تُفوتر بعد.
sales_order	طلب مبيعات جديد	التحقق من		-	عرض أوامر البيع الجديدة.
purchase_order	أوامر شراء جديدة	التحقق من		-	عرض أوامر الشراء الجديدة.
salesordersto_deliver	أوامر المبيعات لتقديم	التحقق من		-	عرض أوامر البيع الجاهزة للتسليم.
purchaseordersto_receive	أوامر الشراء لتلقي	التحقق من		-	عرض أوامر الشراء بانتظار الاستلام.
sales_invoice	فاتورة مبيعات جديدة	التحقق من		-	عرض فواتير البيع الجديدة.
purchase_invoice	فاتورة شراء جديدة	التحقق من		-	عرض فواتير الشراء الجديدة.
new_quotations	عرض مسعر جديد	التحقق من		-	عرض عروض الأسعار الجديدة.
pending_quotations	فتح الاقتباسات	التحقق من		-	عرض عروض الأسعار المفتوحة.
issue	القضايا المفتوحة	التحقق من		-	عرض المشكلات أو التذاكر المفتوحة.
project	فتح المشاريع	التحقق من		-	عرض المشاريع الجارية غير المكتملة.
purchaseordersitems_overdue	أوامر الشراء البنود المتأخرة	التحقق من		-	عرض بنود أوامر الشراء المتأخرة.
calendar_events	أحداث التقويم القادمة	التحقق من		-	عرض الأحداث القادمة في التقويم.
todo_list	افتح To Do	التحقق من		-	عرض المهام المفتوحة المطلوب إنجازها.
notifications	فتح الإشعارات	التحقق من		-	عرض التنبيهات غير المقروءة.
add_quote	إضافة عرض سعر	التحقق من		-	إتاحة إضافة عرض سعر مباشرة من الملخص.

الصلاحيات

الدور	قراءة	كتابة	إنشاء	حذف	إرسال	إلغاء
System Manager	✓	✓	✓	✓

أنواع المستندات ذات الصلة

نوع المستند	العلاقة	الوحدة
الشركة	يربط إلى	الإعدادات