Project Billing Summary
نظرة عامة
فيما يلي شرح عملي وموجه للأعمال لتقرير Project Billing Summary ضمن وحدة Projects في نظام دفاتر.
نظرة عامة على التقرير
تقرير Project Billing Summary هو تقرير إداري يهدف إلى إعطاء صورة شاملة عن الوضع المالي للفوترة الخاصة بالمشاريع، بناءً على الوقت المسجل من فرق العمل (سجلات العمل/Timesheet).
يساعد التقرير الإدارة على فهم كم تم تنفيذه، كم تم فوترته، وكم ما زال قابلًا للفوترة لكل مشروع.
ما هي المعلومات التجارية التي يوفرها التقرير؟
يوفر التقرير إجابة واضحة على أسئلة مالية وتشغيلية مهمة، مثل: - ما قيمة الأعمال المنفذة لكل مشروع؟ - كم تم إصدار فواتير مقابله؟ - هل هناك أعمال تم تنفيذها ولم تُفوتر بعد؟ - ما المشاريع التي تحقق إيرادات فعلية، وأيها ما زال يستهلك وقتًا دون عائد؟ - مدى التزام المشروع بالاتفاق المالي مع العميل (ثابت / حسب الوقت).
باختصار: التقرير يربط الجهد المبذول بـ العائد المالي.
متى ولماذا تستخدم هذا التقرير؟
متى؟
- في نهاية الشهر أو الفترة المالية
- قبل إعداد فواتير العملاء
- أثناء مراجعات أداء المشاريع
- عند متابعة الربحية والتدفق النقدي
لماذا؟
- لضمان عدم ضياع ساعات عمل غير مفوترة
- لمتابعة التقدم المالي للمشاريع الجارية
- لدعم قرارات الفوترة والتحصيل
- لتقييم كفاءة فرق العمل من منظور مالي
الأعمدة الرئيسية وماذا تعني للأعمال
قد يختلف شكل الأعمدة قليلًا حسب الإعدادات، لكن عادة يشمل التقرير ما يلي:
Project (المشروع)
اسم المشروع الذي يتم تحليل الفوترة الخاصة به.Customer (العميل)
الجهة التي سيتم إصدار الفواتير لها.Total Working Hours (إجمالي ساعات العمل)
مجموع الساعات التي تم تسجيلها على المشروع.
مؤشر على حجم الجهد المبذول.Billable Hours (الساعات القابلة للفوترة)
الساعات التي يمكن إصدار فواتير عنها حسب الاتفاق مع العميل.Billed Hours / Amount (الساعات أو القيمة المفوترة)
ما تم بالفعل إدراجه في فواتير صادرة.
يمثل الإيراد المحقق.Unbilled Hours / Amount (غير المفوتر)
أعمال منجزة لم يتم إصدار فاتورة بها بعد.
فرصة إيراد مؤجل أو خطر ضياع فوترته.Billing Percentage (نسبة الفوترة)
نسبة ما تم فوترته مقارنة بما تم تنفيذه.
مؤشر صحي مالي للمشروع.
المرشحات المتاحة والغرض التجاري منها
يتيح التقرير مجموعة من المرشحات لتسهيل التحليل، مثل:
Project (المشروع)
لمراجعة مشروع محدد بشكل تفصيلي.Customer (العميل)
لمتابعة إجمالي الفوترة الخاصة بعميل معين.Date Range (الفترة الزمنية)
لتحليل الأداء والفوترة خلال شهر، ربع سنة، أو فترة مالية محددة.Company / Business Unit (إن وُجد)
لمقارنة الأداء بين وحدات العمل المختلفة.
الغرض من هذه المرشحات هو تحويل التقرير من عرض عام إلى أداة تحليل دقيقة.
كيفية تفسير النتائج لاتخاذ القرارات التجارية
ساعات غير مفوترة مرتفعة
→ تحتاج إلى إجراء فوري: إصدار فواتير أو مراجعة أسباب عدم الفوترة.نسبة فوترة منخفضة لمشروع نشط
→ قد تشير إلى خلل في الاتفاق مع العميل أو ضعف في المتابعة المالية.مشروع بساعات عالية وقيمة فوترة منخفضة
→ مؤشر محتمل على انخفاض الربحية أو تسعير غير مناسب.مشاريع مغلقة وما زالت تحتوي على أعمال غير مفوترة
→ خطر خسارة إيرادات، ويجب مراجعته فورًا.
حالات الاستخدام والسيناريوهات الشائعة
1. إعداد فواتير نهاية الشهر
يستخدمه فريق المالية لاستخراج جميع الأعمال القابلة للفوترة التي لم تُفوتر بعد.
2. اجتماع مراجعة المشاريع
يعتمد عليه مديرو المشاريع لشرح الوضع المالي للإدارة أو للعميل.
3. متابعة الربحية
يساعد الإدارة العليا على تحديد المشاريع المربحة مقابل المشاريع التي تستهلك موارد دون عائد كافٍ.
4. تحسين الانضباط التشغيلي
يكشف الفجوة بين تسجيل الوقت والفوترة الفعلية، مما يساعد على تحسين الالتزام بالإجراءات.
الخلاصة
تقرير Project Billing Summary هو أداة أساسية لربط العمل المنجز بـ النتائج المالية.
استخدامه المنتظم يساعد على:
- تحسين التدفق النقدي
- منع ضياع الإيرادات
- اتخاذ قرارات أفضل بشأن التسعير وإدارة المشاريع
إنه تقرير لا غنى عنه لأي شركة تعتمد على المشاريع والوقت كمصدر رئيسي للإيرادات.
معلومات التقرير
- الوحدة: مشاريع
- نوع المستند ذو الصلة: Timesheet
- نوع التقرير: Script Report
- قياسي: نعم