إعدادات الطباعة
نظرة عامة
فيما يلي شرح عملي يركز على الأعمال لنوع المستند إعدادات الطباعة، مع ربطه بالاستخدام اليومي داخل منظومة دفاتر.
ما هو استخدام نوع المستند "إعدادات الطباعة" في عمليات الأعمال؟
إعدادات الطباعة هو المكان الذي يتم فيه تحديد الشكل الرسمي الذي ستظهر به المستندات عند طباعتها أو إرسالها للعملاء والموردين والجهات الرسمية.
من خلاله يتم توحيد مظهر الفواتير، أوامر البيع، عروض الأسعار، أو أي مستند مطبوع، بحيث يعكس هوية المنشأة ويكون واضحاً واحترافياً.
ببساطة، هذا المستند يضمن أن كل ما يخرج من دفاتر مطبوعاً يمثل شركتك بالشكل الصحيح.
المتطلبات الأساسية قبل استخدام إعدادات الطباعة
قبل العمل على إعدادات الطباعة، يفضل التأكد من:
- توفر الهوية المعتمدة للمنشأة (الشعار، الاسم التجاري، بيانات التواصل)
- معرفة المتطلبات القانونية أو التنظيمية لطباعة المستندات (مثل إظهار الرقم الضريبي أو العنوان)
- وضوح من هم المستخدمون الذين سيقومون بالطباعة (مبيعات، حسابات، إدارة)
هذه الأمور تساعد على ضبط الإعدادات مرة واحدة بشكل صحيح دون الحاجة لتعديلات متكررة.
سير العمل النموذجي وكيف يتناسب مع عمليات الأعمال
سير العمل المعتاد يكون كالتالي:
- الإدارة أو الشؤون المالية تقوم بضبط إعدادات الطباعة الأساسية مرة واحدة.
- يتم تحديد شكل الصفحة، اتجاه الطباعة، حجم الخط، وبيانات الشركة التي تظهر في أعلى وأسفل المستند.
- بعد الحفظ، يتم تطبيق هذه الإعدادات تلقائياً على جميع المستندات عند طباعتها.
- فرق المبيعات أو الحسابات تقوم بطباعة أو إرسال المستندات دون الحاجة لأي تعديل يدوي.
بهذا الشكل، تصبح الطباعة خطوة سلسة ومتكاملة ضمن دورة العمل اليومية، دون تعطيل أو اختلاف في الشكل.
السيناريوهات التجارية الرئيسية التي يكون فيها إعدادات الطباعة ضرورياً
يكون إعدادات الطباعة ضرورياً بشكل خاص في الحالات التالية:
- إصدار فواتير للعملاء: لضمان مظهر رسمي وواضح يعزز الثقة.
- إرسال عروض أسعار: حيث يؤثر الشكل العام بشكل مباشر على قرار العميل.
- طباعة مستندات داخلية: مثل أوامر الشراء أو الموافقات الإدارية.
- الامتثال للمتطلبات النظامية: مثل إظهار بيانات إلزامية في المستندات المطبوعة.
- توحيد الهوية المؤسسية: خاصة عند وجود أكثر من فرع أو فريق عمل.
اعتبارات مهمة للمستخدمين
عند التعامل مع إعدادات الطباعة، انتبه إلى ما يلي:
- أي تغيير في الإعدادات سيؤثر على جميع المستخدمين والمستندات المستقبلية.
- يفضل اختبار الطباعة بعد أي تعديل للتأكد من وضوح المحتوى وعدم اختفاء أي بيانات.
- الحفاظ على بساطة التصميم يساعد على سهولة القراءة ويقلل من الأخطاء.
- من الأفضل أن تكون مسؤولية التعديل محصورة في شخص أو دور محدد لتجنب التغييرات غير المقصودة.
خلاصة
إعدادات الطباعة ليست مجرد تنسيق شكلي، بل هي عنصر أساسي في صورة الشركة واحترافية تعاملها. إعدادها بشكل صحيح في دفاتر ينعكس مباشرة على ثقة العملاء وسلاسة العمليات اليومية.
المعلومات الأساسية
- الوحدة: طبع
- نوع المستند: نظام
- النوع: إعدادات
الحقول
| اسم الحقل | التسمية | النوع | مطلوب | الخيارات | الوصف |
|---|---|---|---|---|---|
| sendprintas_pdf | إرسال الطباعة بصيغة PDF | التحقق من | - | إرسال المطبوعات كملف PDF عبر دفاتر | |
| repeatheaderfooter | Repeat Header and Footer | التحقق من | - | تكرار الرأس والتذييل في جميع صفحات الطباعة | |
| pdfpagesize | حجم صفحة صيغة PDF | حدد | A0, A1, A2, A3, A4, A5, A6, A7, A8, A9, B0, B1,... | تحديد حجم صفحة PDF الافتراضي للمستندات | |
| pdfpageheight | PDF Page Height (in mm) | رقم عشري | - | تحديد ارتفاع صفحة PDF مخصص بالميليمتر | |
| pdfpagewidth | PDF Page Width (in mm) | رقم عشري | - | تحديد عرض صفحة PDF مخصص بالميليمتر | |
| with_letterhead | طباعة مع ترويسة | التحقق من | - | طباعة المستندات مع الترويسة الرسمية للشركة | |
| compactitemprint | طباعة العنصر المضغوطة | التحقق من | - | عرض بنود المستند بشكل مضغوط لتقليل المساحة | |
| printuomafter_quantity | اطبع UOM بعد الكمية | التحقق من | - | إظهار وحدة القياس بعد الكمية عند الطباعة | |
| allowprintfor_draft | السماح بالطباعة للمسودة | التحقق من | - | السماح بطباعة المستندات في حالة مسودة | |
| adddraftheading | دائما إضافة "كلمة مسودة" عند طباعة المسودات | التحقق من | - | إضافة عنوان مسودة دائماً عند طباعة المستندات | |
| allowpagebreakinsidetables | السماح بفواصل الصفحات داخل الجداول | التحقق من | - | السماح بفواصل صفحات داخل الجداول الطويلة | |
| allowprintfor_cancelled | السماح بالطباعة للإلغاء | التحقق من | - | السماح بطباعة المستندات الملغاة لأغراض المراجعة | |
| printtaxeswithzeroamount | طباعة الضرائب مع مبلغ صفر | التحقق من | - | إظهار الضرائب ذات القيمة الصفرية في الطباعة | |
| enableprintserver | تمكين خادم الطباعة | التحقق من | - | تفعيل خادم الطباعة لإدارة الطباعة المركزية | |
| enablerawprinting | تمكين الطباعة الخام | التحقق من | - | تمكين الطباعة المباشرة دون تنسيق إضافي | |
| print_style | الطباعة ستايل | رابط | الطباعة ستايل | اختيار نمط الطباعة المعتمد لعرض المستند | |
| printstylepreview | معاينة قبل الطباعة ستايل | HTML | - | معاينة فورية لنمط الطباعة المختار | |
| font | الخط | حدد | الافتراضي, Helvetica Neue, Arial, هلفتيكا, Inte... | تحديد نوع الخط المستخدم في مخرجات الطباعة | |
| font_size | حجم الخط | رقم عشري | - | تحديد حجم الخط الافتراضي في الطباعة |
الصلاحيات
| الدور | قراءة | كتابة | إنشاء | حذف | إرسال | إلغاء |
|---|---|---|---|---|---|---|
| System Manager | ✓ | ✓ | ✓ |
أنواع المستندات ذات الصلة
| نوع المستند | العلاقة | الوحدة |
|---|---|---|
| الطباعة ستايل | يربط إلى | طبع |