Employee Hours Utilization Based On Timesheet
نظرة عامة
فيما يلي شرح عملي ومبسط يركز على الأعمال لتقرير:
تقرير: Employee Hours Utilization Based On Timesheet
الوحدة: الموارد البشرية
يعتمد على: سجلات الجداول الزمنية (Timesheet) في دفاتر
أولاً: ما هي المعلومات التجارية التي يوفرها هذا التقرير؟
هذا التقرير يوضح مدى استغلال وقت الموظفين الفعلي مقارنة بساعات العمل المتاحة لهم، بناءً على الساعات التي قاموا بتسجيلها في الجداول الزمنية.
بعبارة أخرى، يساعدك على معرفة: - من هم الموظفون الذين يتم استغلال وقتهم بشكل جيد؟ - من لديهم وقت غير مستغل؟ - كيف يتم توزيع الجهد بين المشاريع أو الأنشطة؟ - هل تدفع رواتب مقابل وقت منتج أم وقت غير مستخدم؟
ثانياً: متى ولماذا تستخدم هذا التقرير؟
متى تستخدمه؟
- عند مراجعة أداء الموظفين بشكل دوري (شهري / ربع سنوي).
- عند تقييم كفاءة الفرق أو الأقسام.
- قبل اتخاذ قرارات تتعلق بالتوظيف أو تقليل التكاليف.
- عند إدارة مشاريع تعتمد على الوقت والجهد البشري.
لماذا تستخدمه؟
- لضمان الاستفادة القصوى من ساعات العمل المدفوعة.
- لتحديد الاختناقات أو ضعف توزيع العمل.
- لدعم القرارات الإدارية بأرقام فعلية، وليس انطباعات.
ثالثاً: الأعمدة الرئيسية وماذا تعني للأعمال
قد تختلف أسماء الأعمدة قليلاً حسب الإعداد، لكن المفهوم التجاري ثابت.
الموظف
يوضح اسم الموظف الذي تم تحليل ساعات عمله.إجمالي الساعات المسجلة
مجموع الساعات التي قام الموظف بتسجيلها في الجداول الزمنية خلال الفترة المحددة.
→ تمثل العمل الفعلي المنجز.الساعات المتاحة
عدد ساعات العمل المفترض أن يعملها الموظف حسب الدوام.
→ تمثل الطاقة المتاحة.نسبة الاستغلال (%)
نسبة الساعات المسجلة إلى الساعات المتاحة.
→ مؤشر مباشر على كفاءة استخدام وقت الموظف.الساعات غير المستغلة (إن وجدت)
الفرق بين الساعات المتاحة والساعات المسجلة.
→ تمثل وقتاً مدفوع الأجر لكنه غير مستثمر.
رابعاً: المرشحات المتاحة والغرض التجاري منها
الفترة الزمنية (من / إلى)
لتحليل الاستغلال خلال فترة محددة (شهر، مشروع، موسم).الموظف
لمراجعة أداء موظف معين، مثلاً في جلسة تقييم.القسم
لمعرفة أي الأقسام تعمل بكفاءة وأيها تحتاج إعادة تنظيم.المشروع (إن وجد)
لمعرفة حجم الجهد المبذول فعلياً على كل مشروع.الشركة أو الفرع
مفيد للشركات متعددة الفروع لمقارنة الأداء.
خامساً: كيفية تفسير النتائج لاتخاذ قرارات تجارية
نسبة استغلال مرتفعة جداً (مثلاً 95% – 100%)
→ الموظف يعمل بكامل طاقته
→ انتبه من الإرهاق، وقد تحتاج لتوزيع العمل أو دعم إضافي.نسبة استغلال متوسطة (70% – 85%)
→ وضع صحي ومتوازن في أغلب الحالات.نسبة استغلال منخفضة (أقل من 60%)
→ مؤشر على:- قلة العمل
- سوء توزيع المهام
- ضعف متابعة تسجيل الساعات
→ فرصة لإعادة التوزيع أو تحسين التخطيط.
سادساً: حالات الاستخدام والسيناريوهات الشائعة
1. تحسين توزيع العمل
اكتشفت أن فريقاً معيناً لديه استغلال منخفض، بينما فريق آخر مرهق.
→ تعيد توزيع المهام بين الفريقين.
2. دعم قرار التوظيف
قبل تعيين موظفين جدد، تراجع التقرير وتجد أن الطاقة الحالية غير مستغلة بالكامل.
→ تؤجل التوظيف وتستثمر الموارد الحالية أولاً.
3. تقييم أداء الموظفين
تستخدم التقرير أثناء تقييم الأداء لمعرفة: - من يلتزم بتسجيل عمله؟ - من يحقق قيمة فعلية مقابل وقته؟
4. إدارة المشاريع
تلاحظ أن مشروعاً معيناً يستهلك ساعات أقل أو أكثر من المخطط.
→ تعيد تقدير الجداول الزمنية أو الميزانية.
الخلاصة
تقرير Employee Hours Utilization Based On Timesheet في دفاتر هو أداة قوية لمساعدتك على: - فهم أين يذهب وقت موظفيك - تحسين الكفاءة التشغيلية - اتخاذ قرارات عادلة ومبنية على بيانات فعلية
إنه ليس مجرد تقرير موارد بشرية، بل أداة إدارية واستراتيجية لتحسين أداء الأعمال.
معلومات التقرير
- الوحدة: الموارد البشرية
- نوع المستند ذو الصلة: Timesheet
- نوع التقرير: Script Report
- قياسي: نعم