سجل الإخطار
نظرة عامة
فيما يلي شرح عملي ومبسط يركز على الأعمال لنوع المستند سجل الإخطار، مع توضيح دوره اليومي في إدارة العمل داخل دفاتر.
ما هو استخدام سجل الإخطار في عمليات الأعمال؟
سجل الإخطار هو المرجع المركزي الذي يحتفظ بكل التنبيهات والإشعارات التي تصل إلى المستخدمين أثناء عملهم اليومي.
وظيفته الأساسية هي ضمان أن المعلومة المهمة تصل إلى الشخص المناسب في الوقت المناسب، وأنه يمكن الرجوع إليها لاحقاً عند الحاجة.
من منظور الأعمال، يساعد سجل الإخطار على: - عدم تفويت أي إجراء مهم - تحسين سرعة الاستجابة - رفع مستوى المتابعة والمساءلة - تقليل الاعتماد على التواصل الشفهي أو الخارجي
المتطلبات الأساسية قبل استخدام سجل الإخطار
قبل الاستفادة الفعلية من سجل الإخطار، يجب توفر ما يلي:
- وجود مستخدمين مفعّلين يعملون على دفاتر
- تحديد العمليات التي تتطلب تنبيهاً (مثل اعتماد، تأخير، تحديث، أو إجراء جديد)
- وضوح الأدوار والمسؤوليات (من يجب أن يتلقى الإخطار؟)
- التزام المستخدمين بمراجعة الإشعارات ضمن نظام العمل اليومي
لا يتطلب الأمر أي إعدادات معقدة من منظور الأعمال، بل يعتمد على وضوح العمليات وتنظيمها.
سير العمل النموذجي لسجل الإخطار
حدوث حدث مهم في العمل
مثل: اعتماد طلب، إنشاء مهمة، تأخر إجراء، أو تعليق جديد.إنشاء إخطار تلقائي
يتم تسجيل الإخطار مباشرة في سجل الإخطار للمستخدم المعني.استلام المستخدم للإخطار
يظهر الإخطار ضمن إشعاراته اليومية، مما ينبهه لاتخاذ إجراء أو الاطلاع.اتخاذ الإجراء المطلوب
المستخدم يراجع الموضوع ويتصرف بناءً عليه (موافقة، متابعة، رد، إلخ).الرجوع إلى السجل عند الحاجة
يمكن لاحقاً مراجعة سجل الإخطار لمعرفة ما تم إرساله ومتى ولمَن.
بهذا الشكل، يصبح سجل الإخطار جزءاً طبيعياً من دورة العمل اليومية.
السيناريوهات التجارية الرئيسية لاستخدام سجل الإخطار
يكون سجل الإخطار ضرورياً بشكل خاص في الحالات التالية:
الاعتمادات والموافقات
تنبيه المدير بوجود طلب يحتاج إلى مراجعة.إدارة المهام
إخطار الموظف بمهمة جديدة أو تعديل في موعدها.المتابعة والتذكير
تنبيه عند تأخر إجراء أو اقتراب موعد مهم.التواصل الداخلي
إعلام الأطراف المعنية بتعليق أو تحديث دون الحاجة للبريد أو الرسائل الخارجية.الرقابة والمساءلة
الرجوع لسجل الإخطارات لمعرفة إن كان المستخدم قد تم تنبيهه بالفعل.
اعتبارات مهمة للمستخدمين
للاستفادة القصوى من سجل الإخطار، يُنصح بما يلي:
- مراجعة الإشعارات بشكل يومي كجزء من روتين العمل
- عدم تجاهل الإخطارات، حتى لو لم تكن عاجلة
- استخدام سجل الإخطار كمرجع عند حدوث أي لبس أو تأخير
- إدراك أن الإخطار هو أداة تنظيمية، وليس مجرد تنبيه عابر
خلاصة
سجل الإخطار هو أداة أساسية لدعم الانضباط وسلاسة التواصل داخل الأعمال. عندما يُستخدم بشكل صحيح، فإنه يقلل الأخطاء، يسرّع القرارات، ويجعل العمل أكثر وضوحاً وتنظيماً لجميع الأطراف.
المعلومات الأساسية
- الوحدة: المكتب
- نوع المستند: أخرى
الحقول
| اسم الحقل | التسمية | النوع | مطلوب | الخيارات | الوصف |
|---|---|---|---|---|---|
| subject | موضوع | نص | - | عنوان الإشعار الظاهر للمستخدم في دفاتر | |
| for_user | للمستخدم | رابط | مستخدم | المستخدم المستهدف باستلام الإشعار | |
| type | النوع | حدد | أشير, نقطة الطاقة, مهمة, مشاركة, إنذار | تصنيف الإشعار حسب سبب أو إجراء | |
| email_content | رسالة | محرر النصوص | - | محتوى رسالة الإشعار المرسلة للمستخدم | |
| document_type | نوع الوثيقة | رابط | نوع الوثيقة | نوع المستند المرتبط بالإشعار | |
| read | قرأ | التحقق من | - | يحدد ما إذا تم الاطلاع على الإشعار | |
| document_name | رابط المستند | البيانات | - | اسم أو معرف المستند المرتبط | |
| attached_file | ملف مرفق | رمز | JSON | بيانات الملفات المرفقة مع الإشعار | |
| attachment_link | رابط المرفقات | HTML | - | رابط مباشر لعرض أو تنزيل المرفق | |
| openreferencedocument | افتح مستند مرجعي | زر | - | زر لفتح المستند المرتبط بالإشعار | |
| from_user | من المستخدم | رابط | مستخدم | المستخدم الذي أنشأ أو أرسل الإشعار | |
| link | رابط | نص صغير | - | رابط إضافي ذي صلة بالإشعار |
الصلاحيات
| الدور | قراءة | كتابة | إنشاء | حذف | إرسال | إلغاء |
|---|---|---|---|---|---|---|
| All | ✓ |
أنواع المستندات ذات الصلة
| نوع المستند | العلاقة | الوحدة |
|---|---|---|
| مستخدم | يربط إلى | النواة |