ملاحظات

← العودة إلى المكتب

نظرة عامة

فيما يلي شرح عملي يركز على الأعمال لنوع المستند ملاحظات ضمن نظام دفاتر:

ما هو استخدام مستند "ملاحظات" في عمليات الأعمال؟

مستند ملاحظات يُستخدم كمساحة مرنة لتدوين أي معلومات غير رسمية ولكنها مهمة للعمل اليومي. هو أشبه بدفتر ملاحظات رقمي داخل دفاتر، يساعد الفرق على تسجيل الأفكار، التذكيرات، الملاحظات السريعة، أو أي معلومات داعمة لا تحتاج إلى مستند رسمي أو إجراء معاملة مباشرة.

يُستخدم ملاحظات لدعم اتخاذ القرار، توثيق المعرفة، ومتابعة الأمور الصغيرة التي قد تضيع في زحمة العمل اليومي.

المتطلبات أو الإعدادات قبل الاستخدام

لا يتطلب مستند ملاحظات أي إعدادات معقدة قبل البدء باستخدامه. كل ما يحتاجه المستخدم هو: - صلاحية الدخول إلى دفاتر - فهم بسيط لكيفية كتابة وحفظ الملاحظات

يمكن استخدامه مباشرة دون الحاجة إلى ربطه بإجراءات أو موافقات مسبقة.

سير العمل النموذجي وكيف يتناسب مع عمليات الأعمال

سير العمل في ملاحظات بسيط ومرن:

  1. يقوم المستخدم بإنشاء مستند ملاحظات جديد.
  2. يكتب المحتوى المطلوب، مثل:
    • فكرة
    • ملخص اجتماع
    • تذكير شخصي أو لفريق العمل
  3. يحفظ الملاحظة للاحتفاظ بها والرجوع إليها لاحقاً.
  4. يمكن تعديل الملاحظة أو تحديثها كلما ظهرت معلومات جديدة.

هذا السير البسيط يجعل ملاحظات أداة داعمة لجميع عمليات الأعمال دون تعطيل أو تعقيد.

السيناريوهات التجارية الرئيسية لاستخدام "ملاحظات"

يكون مستند ملاحظات ضرورياً في العديد من الحالات، مثل:

في كل هذه السيناريوهات، توفر ملاحظات حلاً عملياً وسريعاً.

اعتبارات مهمة للمستخدمين

باختصار، مستند ملاحظات هو أداة بسيطة لكنها فعّالة تساعد الأفراد والفرق على تنظيم أفكارهم ودعم عمليات الأعمال اليومية داخل دفاتر.

المعلومات الأساسية

الحقول

اسم الحقل التسمية النوع مطلوب الخيارات الوصف
title العنوان البيانات ✓ - عنوان موجز للملاحظة لتسهيل التعرف عليها.
public جمهور التحقق من - تحديد ما إذا كانت الملاحظة متاحة لجميع مستخدمي دفاتر.
notifyonlogin إعلام المستخدمين مع منبثقة عندما يقومون بتسجيل الدخول التحقق من - عرض تنبيه منبثق للمستخدمين عند تسجيل الدخول.
notifyonevery_login إعلام المستخدمين على كل تسجيل الدخول التحقق من - تكرار عرض التنبيه في كل عملية تسجيل دخول.
expirenotificationon تنتهي الإعلام على التاريخ - تاريخ إيقاف عرض تنبيه الملاحظة تلقائياً.
content محتوى محرر النصوص - محتوى الملاحظة التفصيلي الموجه للأعمال أو التعليمات.
seen_by ينظر من خلال الجدول جدول Note Seen By قائمة المستخدمين الذين اطلعوا على الملاحظة.

الجداول الفرعية

ينظر من خلال الجدول (ملاحظة يراها)

اسم الحقل التسمية النوع مطلوب الخيارات الوصف
user مستخدم رابط مستخدم المستخدم الذي اطّلع على الملاحظة داخل دفاتر

الصلاحيات

الدور قراءة كتابة إنشاء حذف إرسال إلغاء
Desk User ✓
System Manager ✓ ✓ ✓ ✓
Desk User ✓ ✓ ✓