لوح كانبان

نظرة عامة

فيما يلي شرح عملي يركز على الأعمال لنوع المستند لوح كانبان، مع ربطه بالاستخدام اليومي وسير العمل داخل المؤسسة.

ما هو استخدام لوح كانبان في عمليات الأعمال؟

لوح كانبان هو أداة مرئية لإدارة العمل ومتابعة التقدم بشكل بسيط وواضح. يساعد الفرق على رؤية المهام أو الطلبات أو الحالات المختلفة على شكل أعمدة تمثل مراحل العمل، وبطاقات تمثل عناصر العمل نفسها.

الهدف الأساسي من لوح كانبان هو: - إعطاء رؤية فورية لحالة العمل - تحسين التنظيم وتحديد الأولويات - تقليل التأخير والازدحام في مراحل العمل - تعزيز التعاون بين الفرق

يُستخدم لوح كانبان عندما تحتاج الإدارة أو الفرق إلى متابعة “أين وصل العمل الآن؟” دون الرجوع إلى تقارير معقدة.

المتطلبات الأساسية قبل استخدام لوح كانبان

قبل البدء باستخدام لوح كانبان، يفضل التأكد من الآتي:

وجود عملية عمل واضحة يمكن تقسيمها إلى مراحل (مثل: جديد، قيد التنفيذ، بانتظار الموافقة، مكتمل)
تحديد نوع العناصر التي ستُعرض على اللوح (مهام، طلبات، فرص، شكاوى، معاملات…)
اتفاق الفريق على معنى كل مرحلة ومتى ينتقل العنصر من مرحلة إلى أخرى
تحديد المسؤولين عن تحديث الحالات لضمان دقة اللوح

هذه الإعدادات تساعد على أن يعكس لوح كانبان الواقع الفعلي للعمل، وليس مجرد شكل تنظيمي.

سير العمل النموذجي باستخدام لوح كانبان

سير العمل المعتاد مع لوح كانبان يكون كالتالي:

إضافة عنصر جديد
يبدأ العمل بإضافة مهمة أو طلب جديد يظهر في العمود الأول (مثل: جديد).
تقدم العمل عبر المراحل
مع بدء التنفيذ، يتم نقل العنصر يدوياً إلى المرحلة التالية (مثل: قيد التنفيذ).
المتابعة اليومية
يقوم الفريق أو المدير بمراجعة اللوح لمعرفة:
- ما الذي يعمل عليه الفريق الآن
- ما المتأخر
- أين توجد عوائق
الإنهاء والإغلاق
عند اكتمال العمل، ينتقل العنصر إلى عمود “مكتمل” أو “مغلق”.

بهذا الشكل، يصبح لوح كانبان أداة يومية لاتخاذ القرارات السريعة وتنظيم الجهد.

السيناريوهات التجارية الرئيسية لاستخدام لوح كانبان

يكون لوح كانبان ضرورياً ومفيداً في العديد من السيناريوهات، مثل:

إدارة مهام الفرق: متابعة مهام فريق المبيعات، الموارد البشرية، أو الدعم
متابعة الطلبات: طلبات العملاء، طلبات الشراء، أو الطلبات الداخلية
إدارة الفرص: رؤية واضحة لمراحل التقدم مع العملاء أو المشاريع
العمل اليومي المتكرر: مثل معالجة الشكاوى أو الموافقات الإدارية
الاجتماعات السريعة: استخدام اللوح كمرجع بصري أثناء الاجتماعات اليومية

في جميع هذه الحالات، يقلل لوح كانبان من الاعتماد على التحديثات الشفهية أو الجداول المعقدة.

اعتبارات مهمة للمستخدمين

عند استخدام لوح كانبان، انتبه إلى ما يلي:

حدّث الحالات باستمرار، لأن اللوح يعكس الواقع الحالي فقط
لا تكثر من الأعمدة؛ البساطة تجعل اللوح أكثر فاعلية
تأكد أن كل عنصر له مسؤول واضح
استخدم اللوح كأداة إدارة فعلية، وليس للعرض فقط
راجع اللوح بانتظام لاكتشاف التأخير أو الاختناقات مبكراً

خلاصة

لوح كانبان هو أداة أعمال قوية وبسيطة تساعد على تنظيم العمل، تحسين الشفافية، وتسريع الإنجاز. عند استخدامه بشكل صحيح، يصبح مرجعاً يومياً لإدارة العمل واتخاذ القرارات بثقة ووضوح.

المعلومات الأساسية

الوحدة: المكتب
نوع المستند: أخرى

الحقول

اسم الحقل	التسمية	النوع	مطلوب	الخيارات	الوصف
kanbanboardname	اسم لوح كانبان	البيانات	✓	-	اسم لوحة كانبان لتنظيم سير العمل في دفاتر
reference_doctype	مرجع نوع الوثيقة	رابط	✓	نوع الوثيقة	نوع المستند المرجعي المرتبط باللوحة في دفاتر
field_name	اسم الحقل	حدد	✓	-	الحقل الذي يحدد حالة السجلات على اللوحة
private	خاص	التحقق من		-	تحديد ما إذا كانت اللوحة خاصة بالمستخدم
show_labels	إظهار العناوين	التحقق من		-	إظهار تسميات الأعمدة لتسهيل قراءة الحالات
columns	الأعمدة	جدول		Kanban Board Column	تعريف أعمدة كانبان ومراحل العمل المرتبطة بها
filters	فلاتر	رمز		JSON	شروط تصفية السجلات المعروضة على لوحة كانبان
fields	الحقول	رمز		JSON	الحقول الإضافية المعروضة على بطاقات كانبان

الجداول الفرعية

الأعمدة (عمود لوح كانبان)

اسم الحقل	التسمية	النوع	الخيارات	الوصف
column_name	اسم العمود	البيانات	-	اسم عمود كانبان لتنظيم مراحل العمل في دفاتر
status	الحالة	حدد	نشط, أرشفة	حالة العمود نشط أو مؤرشف لإدارة اللوحة
indicator	مؤشر	حدد	أزرق, سماوي, رمادي, أخضر, أزرق فاتح, برتقالي, و...	لون مؤشر لتمييز حالة العمود بصرياً
order	طلب	رمز	-	ترتيب عرض العمود داخل لوحة كانبان

الصلاحيات

الدور	قراءة	كتابة	إنشاء	حذف
Desk User	✓	✓	✓	✓
System Manager	✓	✓	✓	✓
Desk User	✓