حدث

نظرة عامة

فيما يلي شرح عملي يركز على الأعمال لنوع المستند "حدث"، مع ربطه بالاستخدام اليومي داخل دفاتر.

ما هو استخدام نوع المستند "حدث" في عمليات الأعمال؟

نوع المستند حدث يُستخدم لتنظيم وتنسيق كل ما يتعلق بالمواعيد والأنشطة المجدولة داخل الشركة.
يساعد الفرق الإدارية والتشغيلية على تخطيط الاجتماعات، المتابعات، الفعاليات، المواعيد النهائية، والأنشطة المشتركة بين الموظفين أو مع أطراف خارجية.

ببساطة، حدث هو الأداة التي تضمن أن الجميع يعرف: - ماذا سيحدث؟ - متى سيحدث؟ - من المعني به؟ - وأين أو بأي طريقة سيتم؟

المتطلبات أو الإعدادات قبل استخدام "حدث"

قبل البدء باستخدام حدث بشكل فعّال، يُفضّل التأكد من التالي:

وجود مستخدمين فعليين داخل دفاتر (موظفين، مديرين، أو فرق عمل)
وضوح هيكل العمل (فرق، أقسام، أو مسؤوليات)
الاتفاق داخلياً على أنواع الأنشطة التي سيتم تسجيلها كـ حدث (مثل اجتماع، مكالمة، ورشة عمل، موعد نهائي)

لا يحتاج المستخدم لإعدادات معقدة، فقط وضوح في طريقة العمل.

سير العمل النموذجي لنوع المستند "حدث"

السير المعتاد لاستخدام حدث في الأعمال يكون كالتالي:

تحديد الحاجة
مدير أو موظف يحدد وجود نشاط قادم (اجتماع، متابعة، عرض، تدريب…)
إنشاء حدث
يتم تسجيل حدث مع تحديد:
- العنوان
- التاريخ والوقت
- الأشخاص المعنيين
- وصف مختصر للغرض من الحدث
مشاركة الحدث
يظهر الحدث للأشخاص المعنيين، مما يساعدهم على تنظيم وقتهم والاستعداد.
تنفيذ الحدث
يتم عقد الاجتماع أو تنفيذ النشاط في موعده.
المتابعة (إن لزم)
يمكن الرجوع إلى حدث كمرجع عند الحاجة لمتابعة أو توثيق ما تم.

بهذا الشكل، يصبح حدث جزءاً من دورة العمل اليومية وليس مجرد تقويم.

السيناريوهات التجارية الرئيسية لاستخدام "حدث"

يكون نوع المستند حدث ضرورياً في العديد من الحالات، مثل:

اجتماعات الإدارة
تنظيم اجتماعات دورية، اجتماعات تخطيط، أو مراجعة أداء.
التنسيق بين الفرق
تحديد مواعيد تعاون بين المبيعات، الموارد البشرية، والعمليات.
التعامل مع العملاء أو الشركاء
جدولة عروض، اجتماعات تفاوض، أو جلسات تعريف.
الفعاليات الداخلية
تدريبات، ورش عمل، أيام تعريفية، أو مناسبات داخلية.
المواعيد النهائية الهامة
تذكير الفرق بتواريخ تسليم أو قرارات حاسمة.

اعتبارات مهمة للمستخدمين

للاستفادة القصوى من حدث، يُنصح بالآتي:

كتابة عنوان واضح يعبّر عن الهدف الحقيقي من الحدث
تحديد الوقت بدقة لتجنب التعارض مع أنشطة أخرى
إشراك الأشخاص المعنيين فقط لضمان التركيز
استخدام الوصف لتوضيح ما هو متوقع من الحضور
اعتبار حدث أداة تنظيم والتزام، وليس مجرد تسجيل موعد

خلاصة

نوع المستند حدث هو أداة تنظيم أساسية داخل دفاتر، تساعد على ضبط الوقت، تحسين التنسيق، ورفع الانضباط في العمل. استخدامه بشكل صحيح ينعكس مباشرة على كفاءة الفرق وسلاسة العمليات اليومية.

المعلومات الأساسية

الوحدة: المكتب
نوع المستند: Document

الحقول

اسم الحقل	التسمية	النوع	مطلوب	الخيارات	الوصف
subject	موضوع	نص صغير	✓	-	عنوان مختصر يوضح غرض الحدث للأعمال
event_category	نوع الحدث	حدد		حدث, اجتماع, أتصال, البريد المرسل / المستلم, أخرى	تصنيف الحدث لتسهيل التنظيم والمتابعة في دفاتر
event_type	نوع الحدث	حدد	✓	خاص, جمهور	تحديد ما إذا كان الحدث خاصاً أو عاماً
color	اللون	اللون		-	لون مرئي لتمييز الحدث في التقويم
send_reminder	إرسال رسالة تذكير في الصباح	التحقق من		-	إرسال تذكير بريدي صباحي قبل موعد الحدث
repeatthisevent	كرر هذا الحدث	التحقق من		-	تفعيل تكرار الحدث تلقائياً حسب الجدول
starts_on	يبدأ في	التاريخ والوقت	✓	-	تاريخ ووقت بدء الحدث الفعلي
ends_on	ينتهي في	التاريخ والوقت		-	تاريخ ووقت انتهاء الحدث المتوقع
status	الحالة	حدد		مفتوحة, أكتمل, مغلقة, تم إلغاؤه	حالة تنفيذ الحدث ضمن دورة العمل
sender	مرسل	البيانات		Email	البريد الإلكتروني المرسل أو المرتبط بالحدث
all_day	كل يوم	التحقق من		-	تحديد أن الحدث يستغرق اليوم كاملاً
syncwithgoogle_calendar	مزامنة مع تقويم Google	التحقق من		-	مزامنة الحدث مع تقويم جوجل
addvideoconferencing	إضافة مكالمة فيديو	التحقق من		-	إضافة رابط اجتماع مرئي للحدث
google_calendar	Google Calendar	رابط		Google Calendar	التقويم المرتبط في جوجل لهذا الحدث
googlecalendarid	معرف تقويم Google	البيانات		-	المعرف التقني لتقويم جوجل المرتبط
googlecalendarevent_id	معرف حدث تقويم Google	البيانات		-	معرف الحدث في تقويم جوجل
googlemeetlink	رابط جوجل ميت	نص صغير		-	رابط اجتماع جوجل ميت المرتبط بالحدث
pulledfromgoogle_calendar	تم سحبها من تقويم Google	التحقق من		-	بيان أن الحدث مستورد من تقويم جوجل
repeat_on	كرر على	حدد		يوميا, الأسبوعية, شهري, سنوي	دورية تكرار الحدث الزمنية
repeat_till	تكرار حتى	التاريخ		-	تاريخ انتهاء تكرار الحدث
monday	يوم الاثنين	التحقق من		-	تكرار الحدث يوم الاثنين
tuesday	الثلاثاء	التحقق من		-	تكرار الحدث يوم الثلاثاء
wednesday	الأربعاء	التحقق من		-	تكرار الحدث يوم الأربعاء
thursday	الخميس	التحقق من		-	تكرار الحدث يوم الخميس
friday	الجمعة	التحقق من		-	تكرار الحدث يوم الجمعة
saturday	السبت	التحقق من		-	تكرار الحدث يوم السبت
sunday	الأحد	التحقق من		-	تكرار الحدث يوم الأحد
description	الوصف	محرر النصوص		-	تفاصيل إضافية تدعم فهم الحدث وسياقه
event_participants	المشاركون في الحدث	جدول		Event Participants	قائمة المشاركين المعنيين بالحدث

الجداول الفرعية

المشاركون في الحدث (المشاركون في الحدث)

اسم الحقل	التسمية	النوع	مطلوب	الخيارات	الوصف
reference_doctype	مرجع نوع الوثيقة	رابط	✓	نوع الوثيقة	نوع المستند المرجعي المرتبط بالمشارك في الحدث
reference_docname	اسم المستند المرجعى	الارتباط الحيوي	✓	reference_doctype	اسم السجل المرجعي المحدد للمشارك في الحدث
email	البريد الإلكتروني	البيانات		Email	البريد الإلكتروني للتواصل مع المشارك وإرسال إشعارات الحدث

الصلاحيات

الدور	قراءة	كتابة	إنشاء	حذف
All	✓
System Manager	✓	✓	✓	✓
Desk User	✓	✓	✓

أنواع المستندات ذات الصلة

نوع المستند	العلاقة	الوحدة
موعد	مرتبط من	إدارة علاقات العملاء
Google Calendar	يربط إلى	التكاملات